文件名称：文件与记录管理程序(1).doc
文件大小：66KB
文件格式：DOC
更新时间：2022-12-24 23:01:33
文档资料
"修 "页 次"版 本"修 改 内 容 "修改日期 " " " " " " " "改 " " " " " " " " " " " "记 " " " " " " " " " " " "录 " " " " " " "共4页"V1.0 "统一编写 "2010-9-9 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "受控文件分发 "序号 "分发部门 "会签 " "记 " " " " "录 " " " " "一阶 "总经办 "管理者代表 "总经理 " "二阶 "各部门经理 "管理者代表 "总经理 " "三阶 "各部门主管/经理 "各部门经理 "管理者代表 " " " "/管理者代表 "/总经理 " "四阶 "各部门主管 "各部门经理 "管理者代表 " i. 文件的制定、发行、变更、废止、补发时，申请单位须填写<文件制定/变更/废 止/补发申请单>，同时将修订或变更后的新版本电子档交总经办文控中心。 ii. 文件的制定 各部门在有必要对工作的行为做出规范时，均可草拟三四阶文件，并将电子档 和文件稿交总经办文控评估审核。未经文控盖章发行的文件一律无效。 iii. 文件的发行/回收 1. 一二阶文件在经过各部门会签，三阶文件所涉及到的部门需会签(以实际接 收部门为准),四阶文件不需会签, 但各阶文件须经过批准后，方可发行。批准日期即为文件的生效日期。发 行时须在每页文件的右上角加盖红色发行章，原件由文控在文件背面加盖 "原件章" 。在发行新文件之前，先对旧文件予以回收。并在<文件收发记录表>上登 记，回收作废文件加盖"作废"章，并在<作废文件登记表>上登记。 2. 文件的发放以部门为准,部门内部各课需要受控文件时,则由各课向 本部门提出,由部门文员统一填写<文件制定/变更/废止/补发申请单>交文 控中心,文控中心盖章发行交部门文员，并在<文件收发记录表>记录。 3. 文件的回收以部门为准,文控中心根据<文件收发记录表>之记录，部门需在 1个工作日内将文件回收到文控中心。 iv. 文件的废止 须废止的文件，申请单位填写<文件制定/变更/废止/补发申请单>交文控，文 控加盖"作废"章，并在<作废文件登记表>上予以登记。 v. 文件的补发 需求部门不得对加盖发行章的文件进行复印，如有需求时，按5.5.2，向文控 申请补发。 1. 文件的打印和印刷 一、二、三阶文件可进行打印，四阶文件原则上须进行印刷，各需求部门 在申请表单印刷时，将表单提供给文控，总经办统一编号，盖文控章后。 由申请部门开<请购单>，同时附上文控盖章后的表单，交采购部进行采购 印刷。 2. 各部门新制订/修订的表单，须提前向体系办递交<文件制定/变更/废止/补 发>申请单，当修订表单仓库有库存时，需先用完库存表单后再印刷；特 殊情况需获得总经办批准后，按5.5.6.1进行。 3. 当库存表单即将用完时，由仓管组开出「请购单」，附上需印刷表单交文控 确认盖章后，再上交采购部采购印刷。 vi. 文件的登录 文控每周更新<文件总览表>(电子档)，保持最新版本状态。 vii. 文件的管制 各阶文件保管单位均须进行恰当的管理，防止损坏，不得随意涂改，如因实际 需要必须修改时，均采用画" "方式，并由修改者签名并写上修改日期。其中 四阶文件的保存期限为： 审核类：二年 生产类：一年 检验类：一年 合同类：长期 图纸类：长期 仓储类：二年 人资类：员工离职后二年 财务类：依国家规定要求进行保存 a) 外来文件的管控 i. 外来文件的编号 D T W L X X X X X X X 公司名称 外来文件代号 接收部门 流水号 版本版次 ii. 外来文件保持原有的格式不变，只在发行时由文控在右上角加注编号。 iii. 外来文件不须发行的，由接收单位最高负责人审阅后建册，自行保管。如须发行 时，保管部门将需发行的外来文件的原件交文控，文控加盖："外来文件发行 章"后，予以发行，并登禄于<文件收发记录>和<文件总览表>(电子档)上，外 来文件的状态原则上按5.5管制。 b) 文件的借阅或索取 如因需要本公司之外的第二、三方须借阅索取时，借阅或索取单位需要将经过本 司上级批准的联络单交文控，文控将文件原件复印后，将复印件交于借阅或索取 单位，复印件不盖发行章，不予回收。但文控需在<文件借阅/索取清单>上予以登 记。 1. 相关文件 6.1 《文件编写指引》 2. 相关表单 1. <文件制定/变更/废止/补发申请单> 2. <文件收发记录表> 3. <参考文件登记表> 4. <作废文件登记表> 5. <文件总览表>-电子档 6. <文件借阅/索取清单> -----------------------