文件名称：文件与记录管理程序.pdf
文件大小：116KB
文件格式：PDF
更新时间：2022-12-24 23:01:59
文档资料
文件与记录管理程序 页码：共 4 页，第 1 页 文件与记录管理程序 1、目的 通过对管理体系文件的严格控制管理，确保其文件使用的有效性、保管和更改的规定。并 对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。以证明产品质量满足规定要求、管理体 系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防措施提供依据。 2、适用范围 适用于本公司所有管理体系文件及相关资料记录的管理与控制。 3、职责与权限 3.1 ISO文控中心负责公司管理体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和 控制有关的其他工作。 3.2 各部门负责本部门在用文件的管理和控制。 4、程序内容 4.1 管理体系文件的分类、编制、审核、审批按下列规定执行： 4.2 管理体系文件的编号、归口、分类、 4.2.1 公司编制的各级管理体系文件均由文控中心归口、分类并统一编号，其文件编 号规定 4.2.2 文件受控分类 管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本： 1) 受控原版是不须加盖受控文件印章，由文控中心保存，仅作为复制用途。 2）受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色"受控本"印章发放，作为公司内使 用的合法文件，公司内不允许使用"受控本"变黑的非法复印文件，以确保文件更 新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 3）非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为提供给客户或公 司以外的人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色本公司印章名的体系 受控文件。 4.2.3 文件版次规定 为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制， 对其采用版次来控制最新有效版 次。版次采用"A"+第几次版本,文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位（如： A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改 4.3 文件的发放与记录 4.3.1 文控中心根据质量手册、程序文件、质量记录制定并及时登录《受控文件总表》；根 据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使用最新有效的文件。 文件与记录管理程序 页码：共 4 页，第 2 页 根据统一分发号加盖红色"受控"印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号 无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。 4.3.2 用部门的体系文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经管理者代表批准补发。 破损文件及时交还文控中心，遗失文件须追究相关人员责任。 4.3.3 非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后， 按本节第4.4.1条办理手续。 4.3.4 质量记录空白表格的发放由文控中心根据《质量记录总表》发放质量记录空白表格， 不需要加盖蓝色"受控本"印章，接收人在表格原件背面签字，作为发放记录(注:文 控中心只控制质量记录空白表格的格式、编号和版次)。 4.4 文件的更改 4.4.1 文件发放后，如需要更改时，应由申请人填写《文件更改申请表》说明理由，更改后 的文件一般由其原审批部门/人审批， 如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时， 该部门/人应获得审批所需依据的背景资料，以保证修改之适宜性。 4.4.2 文件更改批准后，由文控中心按《文件发放与回收记录》的名单发放修改后的文件， 并收回作废的旧文件。同时在文件修改记录中注明更改申请单号、修改号、修改条款、 修改人、修改日期等事项，明确现行的修改状况，对修改状况进行控制。 4.4.3 文件可按下列情况更改，更改人应签名。 1)、在打错的字、词、数据、字母、标点处画一条由左向右的斜线，在原错字上写出 正确的字。 2)、多余的子、词等用线划去。 3)、用＾符号在漏字、漏句的位置作标记，并在标记下面写上漏写的字。 4)、每页文件不能超过四处涂改，超过四处，由文控中心统一换页处理。 4.4.4 凡经文控中心更改的文件由文控专员及时登录《文件更改申请表》做好更改记录，并 注明更改状态和更改生效日期。 4.5 文件的保管和借阅 4.5.1 管理体系文件的受控原版由文控中心负责统一归档保管。管理体系文件的受控副本由 各部门指定人员负责保管。 4.5.2 计划、合同、清单、临时通知类作业指导书原件由编制部门负责统一归档保管,副本由 各部门负责保管。 4.5.3 外来文件原件由使用部门负责统一归档保管，文控中心负责登记。 4.5.4 如有外来人员或公司内部员工需要暂时借阅某种管理体系文件，应到文控中心或相关 部门办理借阅和归还手续，并填写《文件借阅登记表》。对于原版不可外借。 文件与记录管理程序 页码：共 4 页，第 3 页 4.6 文件的废弃 4.6.1 有必要(法律效用或积累知识)保留的已作废管理体系文件原版，由文控中心或相关部 门统一保管，其上应加盖"作废"印章，由文控中心负责人及时销毁。 4.6.2 已