文件名称：文件及记录控制程序(2).doc
文件大小：122KB
文件格式：DOC
更新时间：2022-12-24 23:03:57
文档资料
"修订记录 " "修订日期 "修订内容 "页次 "版本 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "核 准 "审 核 "制 定 "受控文件章 " " " " " " 一：目的 对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最 新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理 体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。 二：范 围 本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。 三：定义 3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类： a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。 b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。 c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。 3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色 "受控文 件章"的印章。 3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本 或文件取消， 文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色"参考文件章"的印章。 3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。 3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。 四：职责 4.1文控 公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控 文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。 4.2文件接收部门 文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使 用的文件为最新有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查 找。 4.3文件的编制/审批权限 "文件名称 "编制人员 "审核人员 "批准人员 " "质量手册 "文控 "管理者代表 "总经理 " "程序文件 "各相关部门负责人"管理者代表 "总经理 " "标准、规范、作业指导 "各相关部门人员 "部门负责人 "管理者代表 " "书 " " " " "记录表格 "使用部门 "/ "部门负责人 " 五：文件管理流程 "流程 "流程说明 "责任人 "输出记录 " "5.1 "1、文控负责制订文件（各类文件）格式要求，如： "管理者 "各类文件 " "文件格式确定"文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO等等。 "代表 "格式样本 " " "2、管理者代表负责确认所有文件格式，并最终定稿 " " " " "。 " " " " "3、由文控将最终定稿文件的格式存放于电脑服务器 " " " " "*享或邮件给各单位，各部门编制文件的时候按照" " " " "格式排版。 " " " "5.2 "1、各部门负责人根据标准条款要求及公司的实际情 "各部门负"程序文件 " "文件编制 "况而编写相应的文件，编写的文件应满足符合性、可"责人 "作业指导 " " "操作性、协调一致性。 " "书 " "5.3 "1、各部门的文件由文控进行格式确认，确认内容不 "文控 "质量手册 " "文件 "少于如下项目： " "程序文件 " "评审及批准 "文件的格式 " "作业指导 " " "文件的标题 " "书 " " "修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项） " " " " "文件编写批准及会签者签字。 " " " " "生效日期（如无生效日期，以最后批准日为生效日期" " " " "）。 " " " " "2、文控格式确认无误后，对文件进行编号，编号规 " " " " "则按《附件—文件编码原则执行》执行。 " " " " "3、为保证文件的完整性和有效性，由文控确认好格 " " " " "式的文件按照4.3要求将文件交相关负责人审批。 " " " "5.4 "1、由各部门负责人签字好的体系文件（一、二、三 "文控 "管制文件 " "文件归档 "阶文件）的原稿及电子档保存在文控处。 " "清单 " " "2、文控将公司的体系文件（一、二、三阶文件）登 " "借阅登记 " " "记在《管制文件清单》上。 " "表 " " "3、保存在公司服务器内的体系文件，仅文控有权进 " " " " "行操作，并每季度对其进行备份。技术文件按项目编" " " " "号进行归档。保留文件用专门文件柜存档。 " " " " "4、借阅文件需填写《借阅登记表》，由文控跟进借出 " " " " "的文件及时归还到文控中心。