文件名称：IATF文件记录控制程序.doc
文件大小：170KB
文件格式：DOC
更新时间：2022-12-24 22:15:21
文档资料
文件记录控制程序 1．目的 为了规范公司文件记录控制工作，明确相关管理部门的职责，规定了文件的审批、发放 、更改、回收、保管等，记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理要 求等管理办法，确保本公司各场所都能得到并使用有效版本文件。 2．适用范围 适用于公司内所有文件、记录的控制工作。 3．定义 管理文件：涉及公司范围的管理文件 技术文件： 设计文件（包括设计图样、设计资料等）； 工艺文件（包括生产工艺、控制计划、作业指导书、工装资料等）； 检验文件（包括指导书、检验标准等）； 外来技术：客户提供的图纸或样品、行业标准、产品法律法规、国家相关的 法律、法规等。 4．职责 总经理：负责批准发布质量手册； 质量部：公司管理文件的归口管理单位，负责管理文件的统一管理。 技术部：公司技术文件的归口管理单位，负责技术文件的统一管理。 各部门：负责编制和修订职责范围内的程序文件、作业指导书、记录表单，负责收集、 整理、保管本部门的文件、记录。 5. 内容 5.1文件记录修订 制订新的管理文件应根据生产经营的需要，由归口管理部门负责起草，经本部门分管领 导审批后，送交质量部对文件的文字、格式及内容进行审核，必要时还要转有关部门会 签，审核或会签后交公司领导批准，公司领导审批后由质量部编号并发布。凡涉及业务 流程的文件附相关表单/记录。 5.2 文件记录的编号 A、质量手册 JX-QM-XXXX 年号 手册 公司名称 B、程序文件 JX-CX-XXXX-XXX 文件序号 年号 程序 公司名称 C、作业文件 JX-ZY-XXXX-XX 文件序号 年号 类型 公司名称 D、记录 Q/JL- XX-XX 记录顺序号 记录所在标准条款号 公司名称 技术文件均以版本、修改码或编号等进行标识，编号规则： A、工艺过程卡 XXX---————-XX 工序号 工艺卡编号 B、工装图纸 ＸＸＸＸ————------——————ＸＸ 序号 产品名称 C、外来技术资料 WL——××××——××× 顺序号 年号 外来文件代号 D、图纸编号按照GB相关标准执行 5.3 文件记录的控制 5.3.1文件分为受控和非受控两种状态，受控状态的管理文件，以公司质量部对文件进行 编号作为标识，同时在文件上增加分发编号；低版本及非有效版本标准由原下发单位收 回后作废，作废标准将编号划去作为标识；其他非受控状态的管理文件不作标识。 5.3.2文件发放的对象和数量由归口质量部填写《文件发放、回收登记表》，部门负责人确 定，并由质量部负责发放；各归口部门负责编写各自的《有效文件清单》，防止各个部门 或人员使用失效文件。 5.3.3质量手册、程序文件分别经总经理和管理者代表批准后，质量部按《文件发放、回 收登记表》发放并登记。 5.3.4其他文件，由职能部门编制，质量部审核，经分管领导批准后，由各部门按上述办 法发放，其中至少一份发质量部保存。 5.3.5各单位为便于内部管理所制定的相关管理文件，由部门自行控制发放。 5.4 执行 公司的管理文件是公司法规，具有权威性、严肃性、强制性等特点，公司内各单位和个 人要严格贯彻执行。 各单位应将整套的管理文件保存完好，并有专（兼）职人员负责日常的管理工作。新、 修订的管理文件要及时装入，废止的管理文件要及时更换，部门转发的与各管理文件有 关的上级文件，应附在管理文件之后，以便贯彻执行。当文件资料破损，严重影响使用 时，文件持有人可到文件的归口部门办理文件回收手续，交回破损文件，补发与原文稿 号一致的新文件，同时必须做好记录并集中销毁破损文件。当持有质量体系受控文件的 人员调离本岗位，不再担任本公司有关职务时，必须将其持有的文件归还原文件的归口 部门，并填写《文件发放、回收登记表》。 5.5 文件记录更改 5.5.1质量手册的更改 5.5.1.1质量手册需要更改时，由文件更改申请人提出更改意见，填写《文件更改申请单 》，由质量部报管理者代表审核，经总经理批准后，由文件管理员按发放记录逐一收回管 理手册，并在手册上按申请更改内容进行更改。 5.5.1.2有下列情况之一时，手册应予换版： a) 企业内外部环境发生重大变化时； b) 手册更改次数较多而无法辨识时； c) 管理体系标准的修改涉及需要修改手册时。 5.5.1.3若手册需换版，可以专题报告形式报管理者代表、总经理审批后实施。 5.5.1.4手册换版时，应作换版标识。第一版为"A"，第二版为"B"，……。换版后，原版作 废，换发新版本。 5.5.2程序文件和管理制度修订与更改 管理文件若