文件名称：文件控制程序.doc
文件大小：49KB
文件格式：DOC
更新时间：2022-12-24 23:17:13
文档资料
管理体系程序文件 编 号：Q/WK-07-2016 文件控制程序 第1版，第0次修订 "编 制 "于 彦 " "审 核 "魏 鹏 " "批 准 "吕传平 " 2016年3月2日发布 2016年3月2日实施 瓦房店高压开关有限公司 1 目的 对WK环境和职业健康安全管理体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、更新 、修订、标识、回收和作废进行控制，确保使用现场得到有关的有效版本。 2 适用范围 适用于WK环境和职业健康安全管理体系有关的文件的控制。 3 引用文件 GB/T24001--2004《环境管理体系 要求及使用指南》 GB/T28001--2011《职业健康安全管理体系 要求》 Q/WK-01-2016 《管理手册》 4 职责 4.1质管科是文件控制的归口管理部门，负责环境和职业健康安全管理体系文件包括管理 手册、程序文件的编制、审核及批准后的发放与管理； 4.2 技术科负责技术文件的编制、审核及批准后的发放与管理； 4.3 其他相关的管理文件，由各职能部门根据各自的职责负责编制，经各部门主管负责人审 核批准后，由质管科统一进行发放与管理。 5 管理要求 5.1 文件的控制范围 a)管理手册，程序文件，记录； b)技术文件包括产品标准、原辅材料标准、试验（测量）方法标准、工艺指导性文件 、采购文件、外来文件以及与产品过程相关的技术规程、检验规范等； c)管理文件（管理制度、管理规定）、工作标准等。 5.2 文件的编号 文件的编号执行《文件编号规定》。 5.3 文件的编制、审核、批准、发放 a)管理手册、程序文件由质管科负责组织编制，手册由管理者代表审核，经总经理批 准，程序文件由质管科科长审核，管理者代表批准，质管科负责登记、发放； b)技术文件，由技术科组织编制，部门负责人审核，副总经理批准，技术科负责登记 、发放； c)管理文件，由各职能部门根据各自的工作职责编制，部门负责人审核，总经理或主 管副总经理批准后，质管科负责登记、发放； d)文件发放应填写《文件发放审批表》和《文件发放记录》； e)所有有效文件，按批准的发放范围进行发放； f)各接收部门在《文件发放记录》上签收，同时填写《部门文件接收登记卡》，《文件发放 记录》由发放部门保管，《部门文件接收登记卡》由各接收部门保管。 5.4 文件的受控状况 文件分为"受控"和"非受控"两大类，凡与管理体系运行相关的文件应为受控文件，由质 管科统一管理；技术文件由技术科统一管理，确定受控号和分发号，加盖"受控"印章， 并在发放的文件上注明受控号和分发号。 5.5 文件的更新 5.5.1 质量管理体系运行过程中，当发生如下情况时，应对有关文件进行评审与更新，并再次 批准后发放： a) WK的组织机构发生变化； b) WK的工作流程发生变化、管理职责、权限发生改变； c)有关法律、法规、产品标准发生变化； d)管理体系标准发生变化； e)管理手册和程序文件由质管科组织更新，填写《文件更改审批通知单》，管理手册经 管理者代表审核，报总经理批准后更改，程序文件经管理者代表批准后更新； f)其他文件的更新由各相应主管部门填写《文件更改审批通知单》，经原审批部门再次 审批，再由各相应部门指定人员进行更新、发放、处理，如果指定其他部门更改时，该 部门应获得更新所需依据的有关背景资料。 5.5.2 根据变化的情况，质管科组织有关部门对相关的程序文件、管理文件进行评审；技术科 对技术文件进行评审，评审后确定需更改的文件。 5.5.3文件的更新，一般采用换页的方法，各相应主管部门应保留文件更改的记录。 5.5.4 采用有效的标识对文件的更新和现行状态加以识别。 5.6 文件的使用、保管与处理 5.6.1 文件的使用 a)确保在使用处可获得适用文件的有关版本； b)文件的使用部门应保持文件的清晰、使之易于识别和检索； c)任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借； d)当文件丢失、严重破损或其他情况而需申请领用时，文件发放部门将原分发号作废 并按规定的程序重新发放。 5.6.2 各部门的文件由专人负责保管，分类存放在干燥通风、安全的地方。 5.6.3 文件的处理 a)所有作废文件由发放部门及时从发放或使用场所收回，确保防止作废文件的非预期 使用，统一处理后，填写《文件/记录处理单》； b)因某种原因需保留的任何已作废的文件，应加盖"作废保留"印章进行标识，妥善保 管； c)质管科每年定期公布《现行有效文件目录》。 5.6.4 文件的借阅 当发生文件借阅时，应填写《文件/记录借阅登记表》，经由各管理部门领导批准后方 可借阅，借阅者应在《文件/记录借阅登记表》上签字并及时归还。 5.7 外来文件的控制 ａ)技术科和质管科负责收集外来文件，结合WK的产品特点，对其适用性进行识别、评 价、确认