文件名称：文件资料控制程序.doc
文件大小：36KB
文件格式：DOC
更新时间：2022-12-24 23:32:30
文档资料
1 目的 为贯彻"保安制度须书面化、文件化和标准化"这一基本规定，确保安制度有章可循，并 使用唯一有效的文件资料，形成统一规范的编写格式及处理程序。 2 适用范围 本制度适用于公司所有保安制度、文件和资料的管理。 3 术语和定义 3.1制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3.2规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。 3.3记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成 质量的证据性文件，主要为表格形式。 4 职责权限 4.1 总经理负责公司制度、记录的批准。 4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4.3各部门负责人负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4.4 文控负责发行各类文件资料，包括文件的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对 各单位文件资料管理情况进行监督检查。 4.5 各单位负责所发文件的保管。 5 工作程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准： 公司各类文件资料的正式编印一般用A4纸张。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，"章"就是一个章节，包括条和款，"条"是章的一个部分，"款 "是章或条的一个层次。 5.1.2.2 "章"应左起空两格书写，如第1章用"1"标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写 不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。 5.1.2.3 "条"在"章"的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用 "4.1"表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的 小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为"4.2.1"、"4.2 .2"、"4.2.3"，如果"4.2.1"再分为2个小条，则分别表示为"4.2.1.1、4.2.1.2"；条一 般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用"款"的形式进行叙述 ，可用英文字母编号。 5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。 5.1.3.1 一般文件资料，包括制度/程序的字体、排版、装订标准: A 封面:公司名称采用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋 体加黑书写； B 修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1.5倍行距； C 正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书 写； 5.1.3.2 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订， 但应确保文件资料的完整。 5.2 文件资料的撰写格式及内容 5.2.1 规章制度格式及内容： 规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行 标准、颁布者（机构）和生效时间等组成内容。 5.2.2 公司各单位负责与本单位相关的记录（表格）的设计、编制，要注明版本号并以适用性 为原则。 5.2.3记录（表格）一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准。由总经 办负责记录(表格)样本的备案。 5.3 文件资料的审批程序 5.3.1 公司管理体系文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，管理者代表批准后，由文控 依文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章下发。 5.4 记录审批要求 5.4.1公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录，由制表人向管理者代表申请记 录编号，并报管理者代表审批，文控负责记录（表格）样本的备案（含电子版）。 5.5 外来文件资料处理 5.5.1 对外做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，经批示拟办意见后，进行 归档整理。需要时承办部门可以留存复印件。 5.6 文件资料的发放 5.6.1 文件资料的发放需按需求数量进行发放。 5.6.2 文件和资料发放前需确认签名状况，编号和版本。 5.6.2.1 发放文件资料前应进行文件标识，以示文件资料唯一有效。未加标识或盖有作废章的文 件不得在现场出现。 5.6.2.2 受控标识：若属受控文件，应加盖红色受控章，并在受控章内填写持有者名称。 5.7 文件和资料的修改 文件和资料发放如需更改，由原文件编写单位填写《文件制定/修订/作废申请单》，报原 审批人审核批准，原发文单位将《文件制定/修订/作废申请单》和修改的文件按原发文手 续进行处理。 5.7.1 对文件个别内容进行修改或增补文件内容时，应采取换页的方式。 5.8 记录的保存 5.8.1 所有反恐记录保存三个月，但船务记录要保存1年，封条领用记录保存半年。 5.9 文件和资料的作废销毁 5.9.1 公司各单位对收回的作废文件资料，应填写《文件销毁记录》