文件控制程序(含表格)(3).doc

时间:2022-12-24 23:16:12
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文件名称:文件控制程序(含表格)(3).doc

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文件格式:DOC

更新时间:2022-12-24 23:16:12

文档资料

文件控制程序 (IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001) 1.0目的 1.1为了规范公司的文件管理体系,确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合 性、适宜性和有效性,防止作废文件或资料的非预期使用,特拟制本程序。 2.0适用范围 2.1 公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等,包括外来文件 。 3.0定义 3.1 一级文件:手册类文件。该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。 3.2 二级文件:程序类文件。该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序,它 是对手册类文件的支持。 3.3三级文件:分技术文件、管理规定、外来文件三类。技术文件含工位作业指导书、工 艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等;管理规定含二级程序文件引出的作 业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。外来文件含各类公司批准采用的国际、国 家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。 3.4 四级文件:记录、表格、联络单等。 3.5外发文件:指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。 4.0主要职责与权限 4.1 总经理:负责质量手册的审核和批准。 4.2 管理者代表:负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。 4.3 行政部:负责公司文件的统一管理,并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作,对 各部门的文件管理工作进行稽核与监督。 4.4各职能部门:负责各部门程序文件的编制,及三级、四级文件的编制和审批。 4.5各部门文员负责本部门的文件管理,文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期 整理和归档,归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管,以便于查阅 。 5.0作业流程图(参考附件) "序号"文件控制运作流程 "责任部门 "流程说明 "相关记录 " " " "总经办; "一级文件总经办编写 "《文件、表 " " " "相关部门;",二、三级文件相关 "格发放/修 " " " " "部门编写。 "改申》文件 " " " " " "编写模板 " " " "总经理 "一级文件总经理审核 "相关文件 " " " "总经办 ",二级文件管理者代 " " " " "相关部门 "表审核,三级文件部 " " " " " "门主管副审核。 " " " " "行政部 "各部门编写的文件在 "《()文件 " " " " "正式审核和批准前, "总览表》 " " " " "须先将文件电子档提 " " " " " "交给行政部中心,行 " " " " " "政部文员确认文件的 " " " " " "格式后编号。 " " " " "总经理 "一级文件总经理批准 "《文件总览 " " " "总经办 ",二级文件管理者代 "表》 " " " "相关部门 "表批准,三级文件部 " " " " " "门主管副批准。 " " " " "行政部 "行政部文员根据《文件"《()文件 " " " " "、表格发放/修改申请"总览表》 " " " " "单》,首先录入《() " " " " " "文件总览表》。 " " " " "行政部 "行政部文员下发文件 "《文件发放 " " " " "时,应填写《文件发放"回收登记表" " " " "回收登记表》。 "》 " " " "行政部 "文件下发时,行政部 " " " " "需求部门 "文员需要求收文人签 "《文件发放 " " " " "名。如更换版本需先 "回收登记表" " " " "回收旧版本文件在发 "》 " " " " "新版本文件。 " " " " "需求部门 "文件使用部门应将文 "《()文件 " " " " "件放置在固定的保管 "总览表》 " " " " "场所(设置专门的文件" " " " " "柜)并妥善保存、防止" " " " " "遗失和损坏,保管场 " " " " " "所环境条件要合理、 " " " " " "适宜。 " " " " "总经办; "当使用部门(或内审) "《文件、表 " " " "相关部门 "发现文件有不适用之 "格发放/修 " " " " "处时,由原编制部门 "改申》 " " " " "提出更改或作废,并 " " " " " "应该有修改内容备注 " " " " " "信息。 " " " " " " " " " " " " " " " " "文件接收部"文件接收部门保管好 "《()文件 " " " "门 "接收文件,保证使用 "总览表》 " " " " "最新版本文件。 " " 6.0流程内容 6.1 文件的拟制、会签、审核与核准 6.1.1 文件编写要求。 6.1.1.1受控文件的格式不作统一规定,但必须包含以下内容:文件名、文件编号、文件 版本、生效日期、制订人、审核人


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