文件名称：文件控制程序.docx
文件大小：53KB
文件格式：DOCX
更新时间：2022-12-24 23:17:24
文档资料
目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 定义： 归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 受控文件：体系文件、技术文件。 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 职责： QCI&EHS部（文控部门） 负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 负责国家及*行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 HR部 负责国家及*行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 技术部 负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。 销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 所有部门 负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 工作流程 文件分类 按文件来源分：内部文件、外来文件 按性质文件分为四层 第一层为管理手册 第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程） 第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等； 第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等） 按文件状态分：受控文件、非受控文件。 按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等） 文件格式及编写要求 QCI&EHS部负责跨部门文件格式及编写要求； 技术研发部负责技术文件格式及编写要求； 运营部负责操作指导书格式及编写要求； 各类文件按照格式及编写要求建立。 文件编号及版本标识 管理手册编号 编号规则：QEMS 规则说明："QEMS"：代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。 跨部门文件编号 编号规则： QEMS－ XX－ XXX 规则说明： 部门编号 序列号 部门作业文件 编号规则： XX / XX－ XXX 规则说明： 部门编号 类别代码 序列号 部门编号表： 部门 名称 总经办 人力资源部 财务部 研发部 技术部 销售部 公共关系部 运营部 EHS& QCI 部门 代号 MG HR FN RD TK SA PR OP EQ 类别代码：部门需要根据编制，如： ED－外来文件 WI－作业指导书 QS－技术规范 、GL-管理文件 记录编号 编号规则：相关文件编码后直接加- FXXX 如跨部门文件涉及的记录编号 QEMS－ XX -- XXX － FXXX 规则说明： 部门编号 文件序列号 表格序列号 版本标识 文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为A1。 QEMS手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，修改状态标识在文件结尾《更改记录》栏里。 文件审批与权限 在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。 在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章 体系手册的审批流程 纸质文件（编制人提供） 审核（管理者代表） 批准（最高管理者/总经理）； 跨部门的审批流程 纸质文件（部门编制人提供） 审核（最高管理层/部门经理） 批准（最高管理者/管理者代表）； 作业文件的审批流程 纸质文件（编制人提供） 审核（部门助理） 批准（部门经理）； 文件输出 执行纸质文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控部门。 各部门输出文件到文控部门，均须填写《受控文件清单》，办理文件输出移交登记手续。 文件归档 输出的工艺文件由文控部门填写《受控文