1.1 研究背景
会议是企业进行决策、协商的重要组织形式，也是学者进行学术交流不可缺少的重要途径。随着中国综合国力的加强和科研水平的提高，在我国召开的各类学术会议逐年增多，会议组织是否科学、高效、合理关系到会议的成败。因此一个功能健全的会议信息管理系统的建立成为前期的会议组织阶段必不可少的部分。
此外，在如今这个信息爆炸的数字化时代，随着信息技术的推广和应用，信息化建设已经成为各企业或高校发展的重要条件。计算机管理的对象规模越来越大，应用范围越来越广，数据量急剧增长，同时多种应用、多种语言互相覆盖地共享数据集合的要求越来越强烈，于是数据库技术便应运而生。
数据库技术是信息系统的核心和基础，它提供了最全面、最准确的数据来源以及便捷的信息管理方式。数据库技术从20世纪60年代中期至今已有50多年的历史，它一直是最活跃、发展速度最快的IT技术之一。现如今的社会中，用户应用需求的提高和浏览器提供的人机交互方式的逐渐多样化，促进了数据库技术和Web技术相互渗透与结合，基于Web的数据库技术不仅可以实现多用户同时访问，还可以解决传统的数据库之间不相关的问题，因而可以有效的解决传统的信息收集处理或查询中出现的问题。
在这种背景下，很明显以文件系统作为会议信息管理的手段已经不再便捷。另外，随着会议数量的逐渐增加，需要面对的用户人数和需要处理的会议信息也呈几何级数的增长，会议信息存储与安全问题是一个巨大的挑战，同时也是后台管理人员的一个重要的任务。因此，面对庞大的信息量，要做到信息的规范管理、科学统计和快速查询，我们需要充分利用最先进的数据库技术，开发设计出能满足所有用户需求的会议信息管理系统的良好架构，设计清晰简洁的浏览器界面方便用户上传信息，以及设计出结构细致优秀的数据库，提高系统的数据存取速度，从而提高系统的运行效率[1]。
1.2 研究动机与意义
会议信息管理是会议开展的重要准备工作，现代化的会议信息需要现代化的信息管理系统支持，建立一个完善的系统可以方便参会人员明确会议时间地点及要求，使其更加专注于会议内容方面而不会为琐事分心。通过本课题的研究，可以解决传统文件管理系统所不能解决的如下问题：
- 多用户、多应用共享数据的需求。由于会议众多，每个会议主题不同，参与会议的人员名单也不同，同一个人可能会参与多个不同的会议，并且不同的人会根据自己参与会议的个数和时长选择是否住宿，或住宿几晚，每个人的住宿要求也各不相同。为了方便每个人查询或登记个人信息，需要提供一个多用户可共享数据的系统，而一个包含会议信息数据库和住宿信息数据库的会议信息管理系统可以很好地解决多用户共享数据的需求；
- 及时有效的实现信息发布。如按照传统的文件管理系统发布消息，参会人员需打电话或到现场查询会议信息，这样不仅效率低下，对外地的或不熟悉流程的参会人员也会造成不小的麻烦。而基于Web的数据库管理系统可以让用户直接在浏览器上查询会议信息，并进行住宿预订，而后台管理住宿信息的数据库可以直接增加或修改住宿记录，信息发布变得十分便捷；
- 实现人机互动。基于Web的会议信息管理系统是建立在浏览器/服务器（也被称为B/S）上设计的，其工作原理可以总结为：首先客户端浏览器先运行，在运行的同时向Web数据库发送访问请求；之后Web数据库将访问请求利用数据库网关转换成常用的SQL语言传输到数据库的服务器中；再然后，Web数据库会对数据进行处理并将处理结果发送到Web服务器，并经过Web服务器的处理显到客户端的浏览器上。由于B/S建立在浏览器上，因此有更加丰富和生动的表现方式与用户进行交流。
如今信息化是全球化的趋势和潮流，计算机技术的迅猛发展，还有参会人数和会议规模的不断上升，为建立会议信息管理系统提供了必要的条件。完善的会议信息管理系统的开发便于远程查询会议信息，使参会人员可以及时了解会议信息，并且会议组织人员可以及时收到反馈。
综上所述，会议信息管理系统的建立是十分必要的。通过使用计算机软件对会议组织工作进行管理，不仅提高了会议效率与效果，还能提高参会人员的满意度，对实现信息查询现代化具有非常重要的意义。
1.3 研究方法
本文在设计并实现会议信息管理系统的过程中，运用了多种方法进行了前期准备工作和后期完善工作，主要体现为以下四种方法： - 文献调研法：查阅大量的有关完整的数据库管理系统开发的研究成果及相关理论，同时阅读大量的相关专著，了解并学习此次研究的相关技术所涉及的理论基础，掌握目前会议信息管理系统的发展和应用情况；
- 访谈调查法：通过对部分曾参与学术会议的老师或在学术工作方面组织会议的学生进行访谈调查，了解会议信息管理工作的正常业务需求，深入分析会议组织工作中的业务流程，以针对性的对系统进行设计与改进；
- 实验法：通过编写代码对设计的系统进行开发，组织数据入库，并进行系统试运行。在一次次调试中不断地对系统和代码进行评估、调整与修改；
- 阶段总结法：定期做工作阶段总结，不断反思与回顾，提高研究能力，完善研究方案，丰富研究素材，最终形成研究成果。
1.4 研究内容与章节安排
1.4.1 研究内容
本系统以eclipse oxygen 3和MySQL Server 5.5为主要开发工具。会议信息管理系统的开发主要包括后台数据库的建立、Web前端界面的开发及Web前端与后台的交互。对于后台数据库要求具有一致性、完整性和数据安全性，对于前端应用要求功能完善、界面友好和易使用，而对于前后端的数据交互则要求准确与快速。
设计并实现会议信息管理系统要研究的主要内容如下： - 进行需求分析，设计相应的关系模型，确定数据库结构（其中包括概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计三个阶段）；
- 完成个人信息注册与登录功能、个人信息完善功能，即实现个人信息的添加、删除、修改、查询；
- 完成住宿信息登记与住宿酒店安排功能，即实现住宿信息的添加、删除、修改、查询；
- 完成部分授权人员可根据条件查询参会名单的功能，即结合SQL的条件语句与用户信息匹配后，进行会议信息的查询；
- 完成批量发送会议信息功能，即以邮件或短信的形式向用户发送会议信息，需研究邮件应用如何与会议信息管理系统相结合；
- 完成会议提醒功能，在会议开始前2小时向参会人员发送短信进行提醒；
- 完成整个信息管理系统的数据库平台架构，要求结合B/S三层架构；
- 完成前端网页设计，并实现Web前端与后台数据的交互。要实现这一功能，需要研究HTML、CSS、JavaScript、JQuery和JSP等技术，以及实现前后端交互所用到的基于Web的数据库访问技术，本系统主要基于MVC模式，使用了JSP+Servlet+JDBC+MySQL技术进行开发与实验。
将上述内容研究透彻后进行会议信息管理系统的设计，可以实现信息有效整合和管理，为会议的顺利开展提供良好的工作平台。
1.4.2 章节安排
本文详细介绍了会议信息管理系统的设计与实现，对会议信息管理的业务需求和功能需求进行了全面的描述，并对系统的各个模块进行了具体的分析与设计。本文的章节内容安排如下[3]：
第一章——绪论。主要介绍了会议信息管理系统的研究背景、动机与意义，以及设计与实现该系统所用到的研究方法，有助于读者初步了解系统实现的功能与本文所阐述的大致内容。
第二章——系统相关技术。主要介绍了在会议信息管理系统的设计与实现中使用到的重要技术与设计模式，其中包括了B/S架构、MVC模式、J2EE技术和MySQL数据库。
第三章——会议信息管理系统需求分析。该章对会议信息管理系统的功能需求进行了详细地调研，深入分析了系统的业务流程和使用者的需求，并且准确了解了系统的应用环境以及用户对数据及数据处理的需求，对会议信息管理工作有了较深的认识。通过对业务流程的分析，绘制了详细的流程图，为系统的设计与建立奠定了基础。
第四章——会议信息管理系统概要设计。介绍了系统的软件体系结构设计和数据库设计。会议信息管理系统的设计阶段与实现阶段息息相关，严谨完善的设计可大大简化系统实现时不必要的冗余代码。
第五章——会议信息管理系统功能的实现。对系统涉及到的用户进行详细的行为操作分析，对各个功能模块不同的响应机制进行了阐述，同时给出了系统运行的界面设计和主要实现代码。此章为整个系统实现的核心内容，涉及到系统的代码实现和客户端浏览器与Web数据库的数据交互。
第六章——总结与展望。总结会议信息管理系统设计的欠缺之处和需要改进的地方。
第二章 系统相关技术
2.1 B/S架构
B/S（Brower/Server，浏览器/服务器）架构是Web兴起后的一种网络结构模式。Web浏览器是客户端最主要的应用软件。这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。客户机上只需要安装一个浏览器，服务器上安装SQL Server, Oracle, MySQL等数据库便可进行开发，浏览器可以通过Web Server同数据库进行数据交互。
B/S架构的工作原理可以总结为：首先客户端浏览器先运行，在运行的同时向Web数据库发送访问请求；之后Web数据库将访问请求利用数据库网关转换成常用的SQL语言传输到数据库的服务器中；再然后，Web数据库会对数据进行处理并将处理结果发送到Web服务器，并经过Web服务器的处理显现到客户端的浏览器上。B/S模式在信息系统的不断发展的过程中已经成为Web数据库的使用模式，并且实现了信息资源的共享[5]。
下图为B/S架构的工作原理：
