劳动保护用品的发放管理工作一直是一个摆在许多农电企业劳保用品管理员面前比较头疼的问题。如何确定哪位员工的哪些劳保用品已经达到了规定的使用期限呢？使用传统的卡片式管理方法既费时又费力，而且还不准确，易漏发、多发。那么，如何利用现代的科技手段使这项复杂的工作变的简单呢？在这里，向您介绍一个用Excel表来管理劳保用品发放的好办法。
1 方案设计
1.1 建表
建表是此项工作的基础，同时也是一项工作量庞大的工作，就是把每名员工最近一次劳保用品的发放情况填入设计好的表格。表格样式如图1所示：
1.2 建立公式
在“是否到期”列建立公式，建立公式的目的是通过运用一个条件函数来判别每名职工的劳保用品是否已经达到了规定的使用期限，如果该同志的劳保用品的使用已达到规定使用期限，则在是否到期列的单元格内将显示为“已到期”，否则显示“未到期”。在F6单元格中所建公式如图2编辑栏中所示：
其中，IF为执行真假值判断函数，根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果；DAYS360为按每年360天计算返回两个日期间相差的天数（每月按30天计算）；TODAY()为返回计算机系统内部时钟的当前日期。该公式所执行的操作是当发放日期和当前日期的时间差大于或等于规定使用年限的时候，就会在是“否到期”列显示“已到期”，否则显示“未到期”。
单元格F6中公式建成后，我们就可以采用复制并粘贴的方法完成其它单元格公 式的建立工作。
2 系统功能实现
2.1 调整系统当前日期，准确统计劳保用品使用情况
假设劳保用品的统计和补充发放周期为半年。现在要统计截止2003年年末已到期的劳保用品情况，怎么办呢？首先将系统当前日期即TODAY()的值调整为2003年12月31日，具体操做步骤为“开始”菜单→“设置”→“控制面板”→“日期与时间”，当前日期TODAY()的值调整完后再打开原文件，显示结果就为截止2003年末的劳保用品使用情况。 再假设在2004年初，我们已经把截止2003年末到期的劳保用品补充发放了。现在想提前统计出截止2004年6月末到期的劳保用品情况，怎么办呢？首先，将原文件“2003年12月31日劳保用品保管账”复制一份，并重新命名为“2004年6月30日劳保用品保管账”。复制原文件的目的是将原文件用作存档。为了体现出已经把截止2003年末到期的劳保用品补充发放了，我们要在将系统当前日期调整为2003年12月31日的情况下，将新命名文件中所有显示“已到期”的劳保用品的发放时间调整为2003年12月31日。最后将系统当前时间调整到2004年6月30日，此时新文件显示内容将为截止到2004年6月30日的劳保用品使用情况。
2.2 “主体工程”完工后的细节处理
在表格底部用函数来自动统计各项劳保用品“已到期”的数目，具体公式如图3编辑栏所示：
其中COUNTIF为计算某个区域满足给定条件单元格的数目函数。
将所有显示“已到期”的单元格用自动添充颜色的方法突出显示，使其一目了然。如图4所示：
具体操作方法为由“格式”菜单进入“条件格式”对话框，用“条件格式”命令让所有显示“已到期”的单元格突出显示。
最后将各单位劳保用品的统计结果形成明细表或汇总表。如图5所示：
此外，我们还可以用窗口冻结命令冻结窗口，方便劳保用品和职工姓名的对照。因篇幅有限，这里不再详述。经过上述操作，一份规范、准确、直观、易用的劳保用品保管统计帐就被我们完成了。
3 结束语
总之，用Excel管理农电企业劳保用品发放是一种操作简单、节省时间且准确率高的方法，能取得事半功倍的效果。虽然基础工作较大，但是任何一种管理办法都得有一个建立基础信息的过程，“磨刀不误砍柴工”，只要基础工作完成之后，您就会发现，与传统的卡片式管理方法相比较，使用Excel来管理农电企业劳保用品发放，其工作将变得轻松、愉快多了。