文件名称：文件控制程序(4).pdf
文件大小：116KB
文件格式：PDF
更新时间：2022-12-24 23:12:25
文档资料
文件名称 文件控制程序 文件编号：JEJ ／CX QES-C-01 版本号：C版 共11页 发布： 实施： 编制： 审核： 审批： 1、目的 为保证公司在质量、环境、职业安全健康管理体系运行过程中，均 使用有效版本的文件，特制定本程序。 2、范围 本程序适用于在管理体系运行活动中，文件的控制和管理。 3、职责 3.1综合办公室负责行政文件、行政档案的控制与管理。 3.2技术质量部负责管理手册、程序文件的控制与管理。 3.3公司各职能部室负责对本部门下发的文件和资料的控制与管 理。 4、工作程序 4.1行政管理文件控制工作流程（见附图一） 4.2文件的分类 4.2.1按文件的功能可分为： a、管理体系文件 即《管理手册》、《程序文件》、《管理评审报告》等文件。 b、工程技术文件 包括国家地方行业颁发的标准、规范、标准图；业主提供施工图 纸、设计变更等；以及公司工程技术职能部门编制的作业指导书，项目 部编制的质量计划、施工组织设计、技术交底等等。 c、行政管理文件 公司机关职能各部室制定的以公司名义下发的文书文件。 d、各部门文件 4.2.2按文件的来源可分为： a、外来文件 包括上级机关的来文、函件；国家、地方行业标准、规范和来文、 来函；相关方的来文来函、电话记录等。 b、内部文件 指公司及基层单位、项目部等企业内部产生的文件。 4.2.3按文件的状态可分为： a、受控文件 是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再批准、回 收和作废等进行全过程管理。受控文件标识按文件编码、文件的名称、 分发号等予以标识。 b、非受控文件 即受控文件以外的文件。 4.2.4按文件的载体形式可分为： a、光盘、磁盘、录像带等电子文件 b、纸张文件。 4.3文件的起草和编制 4.3.1管理体系文件的编写 a、《手册》由公司技术质量部编制。 b、《程序文件》由公司技术质量部组织公司机关职能部室进行编 制。 4.3.2工程技术文件的编写。 a、企业技术标准、工法由技术质量部组织编写。 b、项目质量计划、施工组织设计按有关程序规定编写。 4.3.3行政管理文件的编写。 公司各职能部门负责本部门行政管理文件的编写，统一使用《山西 省第二建筑工程公司文件(函)稿》按照程序进行发文。 4.3.4部门文件由部门负责编写。 4.4文件的编码 4.4.1管理体系文件由公司技术质量部进行编码。 （1）手册按下列方式编码 JEJ＋SC＋体系＋版本号； 例：JEJ／SC.QES-B为B版质量、环境、职业健康安全管理体系手册 （2）程序文件按下列方式编码 JEJ＋CX＋体系+版本号＋序号 例：《记录控制程序》的编码为：JEJ/CX.QES-B-01 4.4.2工程技术文件的编码 a、国家、地方行业、企业颁发的技术标准、规范、规程等文件一 律采用原标准编码。 b、质量计划、施工组织设计按公司质量部、技术质量部的有关文 件规定编码。 4.4.3行政管理文件的编码 公司各职能部门行政管理文件按综合办公室统一规定进行编码。 4.5文件的审核、批准和发布 4.5.1管理体系文件的审批。 a、管理手册由管理者代表审核、公司经理批准、发布。 b、程序文件公司由要素主管职能部门负责人审核，技术质量部组 织相关职能部门会签，管理者代表批准发布。 4.5.2工程技术文件的审批 质量计划、施工组织设计、施工方案、专项技术措施、作业指导书 按公司文件的规定审批。 4.5.3行政管理文件的审批 公司行政管理文件由起草部门拟定审核后，送交公司综合办公室审 核，由综合办公室提出会签、签发意见，各部门按照批示意见进行会 签、签发后执行。 部门内部的文件由部门负责人签发。 4.5.4必要时，应对管理手册及程序文件进行评审。 4.6文件的发放和签收 4.6.1文件发放按分级、分层原则进行，公司综合办公室公室发至 分公司，分公司综合办再发至有关科室、项目部，关键岗位的人员必须 持有效文件的现行版本。 4.6.2文件的发放范围由发文单位、部门自行确定、文件领用人在 发放单位《文件发放记录表》上签名，领取文件。文件领取后应在本单 位、本部门的《文件签收记录表》给予登记。 4.6.3外来文件由综合办公室公室填写传阅卡，综合办主任批示后 传阅并发放，有关部门登记保存。 4.6.4在施工过程中相关方的来文、来函由项目部登记保存。 4.6.5实行网上发布后一律由综合办公室送网管室发布。 4.7文件的更改 4.7.1管理体系文件的更改 《手册》、《程序文件》由公司技术质量部或原编制部门提出更 改，经有关部门会签，原审核人批准后，技术质量部以《文件更改通知 单》形式按原文件发放范围进行发放。 4.7.2其他文件需要更改时，由发文单位、部门视具体情况确定更 改的形式。一般由原批准人审批、特殊情况由其他部门审批时，必须获