文件名称：最新文件管理控制程序.pdf
文件大小：145KB
文件格式：PDF
更新时间：2022-12-24 23:34:24
文档资料
1 目的 为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得 到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能 及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1 质量体系文件的编制、管制方法。 2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制 方法。 2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。 2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其 分发。 3 定义注释 3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.3 体系文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨 和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体 系的构成及要素（过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程 及质量体系要求的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及 操作规程，它是程序文件的支持性内容。 4 职责 4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文 件。 4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件， 并将已失效的受控文件退回文控中心。 行政人事部：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文 件的保存等。 4.5 文件控制职责表 文件级层 文件类别 编写 审核 批准 保存 一 质量手册 管理者代表 总经理 管理者 代表 行政人事 部 二 程序文件 各部门主管 总经理 三 作业指导 书 相关部门 部门主 管、总经 理、管理 者代表 四 表单 随相关二、三级文件一 同审批 五 外来文件 5 作业程序 5.1 编码原则： 公司名称 部门类别 文件级别 流水号 XX—XX—XX—XX 注释： 公司名称：SHH 管理者代表JL；行政人事部：HR；财务部CW；生产部SC；营销部YW； 品质部QC；工程部GC；采购部CG；资材部ZC。 一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05 流水号：001～999。 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。 5.2 外来文件的编码以外单位编码为准。 5.2.1各标题内小标题顺序如下格式： 5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1 (a)以此类推 5.3 受控文件控制的一般要求 5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当 修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准 不可为同一人。 5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期 为生效日期。 5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 5.4 文件制定/修改/废止作业 5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员 批准后执行。 4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请 单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交文控中心执 行。 5.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文 件修订记录表》中。 5.5 文件分发与回收 5.5.1 文件制定/修改后，文控中心依文件编写原则对文件进行编号和制定版 本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控制 文件的最新状态 5.5.2 受控文件分发要求： (a) 质量手册的发放以质量手册控制为准； (b)《程序文件》发放至工厂各职能部门； (c) 各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再 申请。 5.5.3 外来文件由相关部门人员审查后，交文控中心登录于《外来文件一 览表》中予以控制。 5.5.4 文控中心按受控文件分发要求，复印所需份数加盖"受控文件"章后分 发给相关部门。 5.5.5 在文件分发过程中，文控中心还须收回原有的旧版文件，并应在《文 件分发/回收记录表》中签收。 5.5.6 对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上"作废章"，对于作 废文件正本，保留时应盖上"作废章"。 5.5.7 文控中心应每季度视需要重新发出《文件总览表》，以供各使用部门 核对最新版本。 5.6 文件的保存 5.6.1 受控文件由相关部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或 涂改其内容。 5.6.2