文件名称：文件管理程序(9).doc
文件大小：72KB
文件格式：DOC
更新时间：2022-12-24 23:28:39
文档资料
文件管理程序 1.0 目的 使管理体系所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适 当且有效之最新文件。确保其有严格的分类编号、编写、审核、批准、发放管理以及有 效控制、保管、更改、作废工作，确保公司的文件和资料的管理有据可依。 2.0 范围 适合公司所有质量管理体系包含的相关文件和资料的管理及其它与体系有关的外来文 件的控制。 3.0 职责 3.1 品质部文控员 3.1.1 负责体系文件的收集、分类、整理、存档保管、作废等有关工作； 3.1.2 负责公司体系文件发放和控制等有关工作。 3.2 各部门应按本程序文件管理本部门的文件和资料。 4.0定义： 文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检 查标准、及外来的需要受控的资料。记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录管理 程序》进行控制。 受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管 理部门批准不得复制，受控文件封面要加盖受控章进行识别。 外来文件：指来自公司外部的与本公司管理体系有关的法律法规、规范、标准、或客 户提供的图面、规定等，被公司用来做为管理体系中引用的标准，尤其是与产品或环境 有关的法律法规、行业规范、国际标准、客户标准文件。 4.1乌龟图和流程图 用何资源 谁来做 好事 输入 输入 输出 输出 现在 于 用何指标衡量 用何程序方法 "各部门 "各部门部长 "管理部文控中心 "部长级以上 "参考文件/记录/重 " " " " " "点批注 " " " " " "《质量手册》 " " " " " "《文件管理程序》 " " " " " " " " " " " " " "NG " "OK " " " " " " " " " " " " " "《文件管理程序》 " " " " " " " " " " " " " " " " "NG " " " " " " " " " " " " "《文件分发部门清单" " " " " "》 " " " " "OK "《文件发放回收记录" " " " " "表》《文件新增/变更" " " " " "申请单》 " " " " " "《外来文件清单》 " " " " " "《文件补发申请单》 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "《作废文件清单》 " " " " " " " 5.0 程序内容 5.1 文件的审批 5.1.1 文件发放前应交授权人审批其适用性； 5.1.2 各文件的审批权限 "序号 "文件类别 "制定人或部门 "审核人或部门 "批准人或部门 " "1 "质量手册 "管理部 "管理者代表 "总经理 " "2 "程序文件类(二级 "权责部门 "部门部长 "总经理 " " "文件) " " " " "3 "作业指导书（三级"权责部门 "部门部长 "总经理 " " "文件） " " " " "4 "规定/规范类（三 "权责部门 "部门部长 "总经理 " " "级文件） " " " " "5 "表格（四级文件）"权责部门 "部门部长 "总经理 " 以上1——3三类文件的批准均需有亲笔签字。但表格的审批不用在上面签字，只需得到 认可即可；也可以将表格作为程序文件和三级文件的附件一起审批。 对形成的记录需要跨部门沟通或传递时，需要管理者代表或授权人签字才可生效,对重 大事件的沟通与联络需逐级提交给总经理审批。 5.2 文件编号、版本和格式 5.2.1 文件编号 5.2.1.1 一级文件 a) 质量手册编号为：GS-QM (GS表示公司名称简称，QM表示质量手册，因质量手册是唯一性文件，故不加流水号) 5.2.1.2 二级文件 a) 程序文件编号为：GS-QP-流水号（GS表示公司名称简称，QP表示程序文件） 5.2.1.3 三级文件 a) 质量体系管理类三级文件编号为：GS-**3- 流水号（含设备操作规程、检验规范、检验标准、管理规定等，指各部门为了规范本部 门的管理而编制的一些管理类文件，所有受控管理类三级文件全部按此规则进行编号） ，**：指的是部门代号，3表示三级文件，以下为部门代号： "部门 "代号 "部门 "代号 "部门 "代号 "部门 "代号 " "品质部 "P "采购部 "G "仓储部 "C "研发部 "YF " "行政部 "X "营销部 "Y "制造中心一"S "制造中心"SJ " " " " " " " "二 " " "财务部 "FA "拉丝车间 "L "漆包车间 "Q " " " b)产品作业指导书：GS-WI-产品编号，WI表示作业指导书，标示在文件页眉； c）控制计划:GS-CP-产品编号,CP表示控制计划，标示在文件页眉； d）