项目沟通管理是保证及时、正确地产生、收集、分发、储存、处理项目信息的过程。它包含四个阶段：沟通计划编制阶段、信息分发、绩效报告、项目干系人管理。项目沟通管理是面向项目信息的，项目信息是其中心主体。沟通计划编制阶段属于文档准备阶段。绩效报告、项目干系人管理属于项目执行阶段。信息分发则贯穿整个项目的生命周期，从项目章程等这些文档，到最后交付。
文档准备阶段
沟通管理计划包括确定项目干系人的信息和沟通需求。沟通管理计划编制需要依据项目范围说明书、项目管理计划、项目章程，参考组织过程资产，通过项目干系人分析、沟通需求分析、沟通技术等方法，获得沟通管理计划。沟通管理计划包含了大量的项目信息规定。
项目执行阶段
信息分发需要依据沟通管理计划、工作绩效信息，通过沟通技术、信息收集与检索系统、信息分发方法、取得的经验教训等，更新项目管理计划、组织过程资产。它是信息的产生、收集、分发阶段。
绩效报告阶段包括收集和分发有关项目绩效信息给项目干系人。绩效报告需要依据项目管理计划、工作绩效信息、预测、已批准的变更申请、可交付物，基于信息表示工具，通过绩效信息收集与编辑、状态评审会议，获得绩效报告、预测、需求变更、建议的纠正措施，更新项目管理计划、组织过程资产。
项目干系人管理是通过沟通管理满足项目干系人的信息需要和解决项目干系人之间的问题。它需要依据项目管理计划、沟通管理计划，参考组织过程资产，通过沟通方法、问题日志等，获得问题解决，更新沟通管理计划、组织过程资产。
沟通管理计划是为了协调项目进行的过程中出现的信息共享和干系人需求。