对于制造型企业来说，采购成本占据重要位置，直接影响企业利润空间，低采购成本可提升企业竞争力，高采购成本则可能压缩企业生存发展空间。一款好用的采购管理系统可以帮助企业解决降低成本的难题，那么采购管理系统有哪些实用的功能呢？
采购管理系统一般有以下功能
- 需求管理
- 供应商管理
- 采购订单处理
- 库存监控
- 合同管理
- 财务结算以及报表分析
光看文字可能比较难以理解，我们举个例子：https://s.fanruan.com/bdfot
该采购管理系统是一款功能强大且灵活易部署的采购管理工具，包括采购申请、订单管理、入库验收、退货处理等核心功能。它可以运用实时数据分析与监控技术，旨在显著提升采购效率，精准控制成本，并全面优化供应链管理。作为零代码平台，该系统操作简便，用户可根据企业具体需求快速进行个性化配置，轻松上手。更重要的是，它能与企业现有IT系统无缝对接，降低整合成本，是一个高性价比的数字化转型解决方案。
【经营看板】
怎么做：
能通过数据可视化技术，将关键业务指标如采购进度、成本分析、供应商绩效等以图表、仪表盘等形式直观展示，帮助企业快速了解经营状况，辅助决策制定。
操作流程：
明确关键指标→收集采购业务数据→创建仪表盘→选择图表呈现→设置筛选条件。
可以解决企业什么问题：
企业采购流程复杂，涉及多个环节和众多供应商。经营看板可实时展示采购订单的状态，如已下单、已发货、在途、已入库等，方便管理者随时掌握采购进度。比如，一家电子制造企业，通过经营看板可以清晰看到某批关键电子元件的采购订单处于在途状态，预计到达时间，以便合理安排生产计划，避免因原材料未及时到位而导致生产线停滞。
【供应商管理】
怎么做：
通常通过集中管理供应商信息、评估供应商绩效、自动化采购流程以及与财务系统集成等方式来实现，以确保供应商关系的有效管理和采购活动的顺利进行。
操作流程：
设置准入条例→录入供应商信息→审核后准入→可对供应商进行分类评级→跟踪合作情况→方便企业选择优质供应商，促进合作优化。
可以解决企业什么问题：
举例来说，某制造企业通过采购管理系统的供应商管理功能，实现了对数百家供应商的集中管理和评估。在评估过程中，系统根据交货准时率、产品质量合格率、售后服务满意度等多个维度对供应商进行打分，最终筛选出了一批表现优异的供应商作为长期合作伙伴。这些供应商在后续的合作中持续提供高质量的产品和服务，帮助该制造企业降低了采购成本，提高了生产效率，并增强了市场竞争力。
【采购管理】
怎么做：
通过自动化流程、集成数据管理、智能分析等手段，实现从采购需求到供应商选择、订单执行、收货验收及财务结算的全过程管理，以提高采购效率、降低采购成本并优化供应链管理。
操作流程：
确定需求→提报审核结合库存确认→收集供应商信息，评估比价后确定→签订合同，跟踪订单，到货验收，入库结算，评价反馈。
可以解决企业什么问题：
在传统采购模式下，企业可能缺乏明确的采购工作流程，从需求提出到合同签订等环节缺乏具体程序规定，容易出现混乱和错误。而采购管理系统可以将采购流程标准化、规范化，明确各个环节的操作步骤和审批流程。比如，企业可以在系统中设置采购申请、审批、订单生成、发货、入库、结算等一系列流程，每个环节都有相应的责任人及操作规范，确保采购活动有条不紊地进行。
【来料管理】
怎么做：
涉及对采购物料入库的全程跟踪与管理，包括收货确认、质量检验、库存更新等环节，确保物料准确、及时入库，并与采购订单、供应商信息相关联，以便后续追溯与对账。
操作流程：
供应商填报送货单→通知货物信息→采购方进行收货确认→检验货物质量→合格则入库登记，不合格则处理反馈，全程可追溯。
可以解决企业什么问题：
在采购管理系统中，来料管理功能会触发质检流程，质检员可以填写来料质检单并进入审批流程。只有经过检验合格的货品才能入库，这确保了入库物料的质量，同时系统会记录下每一批次物料的质检信息，方便企业进行质量追溯。
【库存管理】
怎么做：
通过实时监控库存数量、设置库存预警、管理出入库记录、支持库存盘点与调整等方式，实现库存的有效管理和优化。
操作流程：
设置仓库及仓位信息→入库时登记货物→出库时记录流向→实时监控库存水平→定期盘点调整库存数据。
可以解决企业什么问题：
对于拥有多个仓库的企业来说，仓库之间的库存调配和管理是一个难题。库存管理功能可以实现对多仓库的统一管理和调配，方便企业根据实际需求进行库存的合理分配。例如，某连锁企业在不同地区设有多个仓库，通过库存管理系统，总部可以实时查看各仓库的库存情况，并根据各门店的销售数据和需求，及时进行库存的调配和补货，确保各门店的商品供应充足，同时降低了整体的库存成本。
【财务管理】
怎么做：
通过集成采购流程中的财务数据，实现成本核算、预算控制、付款管理及财务报表生成等，确保采购活动的财务透明度和准确性，支持企业做出更明智的财务决策。
操作流程：
录入采购相关数据→系统自动核算成本→生成财务报表→进行预算对比与分析→执行付款流程→并支持数据导出与审计跟踪
可以解决企业什么问题：
某企业的采购部门经常需要与供应商进行款项结算，但是由于缺乏有效的资金流监控手段，导致有时会出现资金紧张的情况。使用采购管理系统后，财务人员可以实时查看采购付款的情况，根据资金状况合理安排付款时间和金额，同时系统还可以对资金的使用情况进行分析，为企业的资金管理提供决策依据。
【基础数据】
怎么做：
通过维护供应商信息、商品资料、价格策略等核心数据，为采购流程提供坚实的数据支撑，确保采购活动的准确性和高效性。
操作流程：
录入物料、供应商等信息→分类整理→确保数据准确，为采购管理提供可靠基础。
可以解决企业什么问题：
通过基础数据功能，企业可以详细记录每种物料的基本属性、库存信息、采购历史等。比如一家电子制造企业，将各种电子元器件的规格、参数、适用产品等信息录入系统，并且实时更新库存数量。当生产部门提交物料需求时，采购人员可以根据系统中的信息准确地采购所需物料，避免因物料信息不明确而采购错误的情况发生。同时，根据库存信息和采购历史，企业可以分析物料的消耗规律，制定合理的采购计划，降低库存成本。
Q&A
1.系统的用户界面是否友好，易于学习和使用？
采购管理系统的用户界面十分友好，易于学习和使用。其界面设计简洁明了，功能模块划分清晰，用户能够快速定位所需功能。操作方式简单便捷，通过直观的图表和按钮，用户可以轻松完成各项操作。无论是数据录入、查询还是报表生成，都能高效完成。同时，系统还提供了详细的操作指南和提示信息，帮助用户快速上手。对于初次接触的用户，也能在短时间内熟悉系统操作，极大地提高了工作效率，降低了学习成本，为企业采购管理带来极大的便利。
2.系统如何保障数据的安全性，包括数据加密、访问控制、备份恢复等方面？
采购管理系统高度重视数据安全。在数据加密方面，采用先进的加密技术对数据传输和存储进行加密，确保数据即使被截获也难以破解。在访问控制上，设置严格的权限管理体系，不同用户角色拥有不同的操作权限，防止未经授权的访问。对于备份恢复，系统定期自动备份数据，并存储在安全可靠的位置，一旦出现数据丢失等情况，可快速恢复，最大程度降低数据风险，为企业提供安全稳定的数据环境，保障采购管理系统的正常运行和数据的完整性。
3.系统是否提供持续的技术支持和产品更新，以确保系统的长期稳定运行？
系统确实应当提供持续的技术支持和产品更新，以确保其长期稳定运行并满足不断变化的业务需求。技术支持包括快速响应客户问题、提供解决方案以及定期的系统维护。产品更新则旨在引入新功能、优化性能、修复漏洞，并与最新的技术趋势和标准保持同步。这样的支持机制对于保障系统稳定运行、提升用户体验以及促进业务增长至关重要。