项目简介:
XX公司是一家浙江省汽车零配件制造公司,现迁到江苏省XX市。目前部分车间已经新建投产,2年之内所有车间将建成。公司整体处于刚刚投产阶段。2012年9月左右公司与东家签订项目合同。实施范围:销售管理、采购管理、仓库管理、存货核算管理、财务管理(总账、固定资产、应收应付)。
实施进场
9月12日第一次进场,与甲方副总接触沟通。
计划:
1) 选定项目管理员,组建项目团队。安排将团队成员名单、联系方式发送双方成员。
2) 确定项目实施大概时间段。
3) 下发调研资料。(采购、销售、仓库、财务)并完成填写工作。
4) 总体实施阶段介绍:项目准备、蓝图设计、系统上线、验收交付)。
5) 硬件、网络准备了解。
6) 安排顾问办公地点。
汇报
1. 记录并着手安排。
2. 9月12日正式开始。
3. 拷贝完成。告知副总安排填写工作。
4. 介绍完成。
5. 只缺服务器,已经在采购比价。
6. 等待安排。
这个项目从2012年10月中旬进场,2012年11月上线,到2013年2月初验收,基本算是成功。实施涵盖财务总账、固定资产、应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、仓存管理诸多模块,麻雀虽小五脏俱全,虽然项目比较小、实施企业流程也简单,但是实际过程中还是有许多困难之处需要克服。实施过程前文已经阐述,本文不再赘述。此贴楼主想做一个总结,回顾本项目实施的得与失、经验教训,以希望看到此贴的后来顾问们在自己的项目实施中能够起到帮助。
楼主彼时还是一名金蝶的顾问,因此也是按照他们的实施方法论开展项目实施。金蝶实施四部法:1、项目准备,2、蓝图规划,3、系统实现,4、验收交付。坦率地讲,金蝶的四步法,在实际项目实施过程中是非常有效的手段。金蝶除了在这四个大的阶段定义是比较明确外,在每个阶段应有的小步骤上却是没有严格定义,这也造成顾问实施的时候八仙过海各显神通。比如项目准备阶段,大体有成立项目小组、开项目启动会、项目调研、服务器准备、关键用户培训、软件安装、环境调试等,其中的用户培训、软件安装等有的顾问会放在其他阶段。为什么我希望阶段分的再明确细化一下?参照日本马拉松冠军山田本一的夺冠过程(百度一下,你懂的)。归结起来将,阶段细化,可以使实施活动执行更明确、效率更高。现结合本项目的实施,包括实施前后各种想法,一起做个总结,对照金蝶实施四步法进行。
一、项目准备
在这个阶段我主要做了如下工作成立项目小组、召开项目启动会、划分实施范围与确定实施目标、项目调研、编码规则确立、让甲方准备服务器。这几项任务,都基本执行了,但是没有达到我想象的效果,主要是甲方的企业对ERP基本是个陌生的概念,参与过实施的人更少少之又少,因此基本上启动会与调研基本都是我一个人在说,他们没有反对意见,其实有些地方他们没有把要求说到,这在后期也造成小小的影响。另外就是最重要的编码规则的确立了,项目组成员由于没有生产技术人员参与,所以分类比较笼统,在物料编码只能做到一级分类,导致后面乱码问题教为严重。由于行业的特殊性,到现在对于成品的编码,我依然拿不出好的方法,希望广大网友发挥聪明才智一起讨论。我们的企业是做汽车配件的,具体来说是铸造的配件,因此没有成形的产品,我都是按照客户提供的图纸进行加工,而每一家客户的图纸都不太一样,因此也造成我们的产品杂乱无章,编码也无规律可循。希望各位读者有好的方法尽量提。
二、蓝图规划
总体来将这个阶段,实施效果好于其他阶段,原因我想可能基本没有甲方的参与。经过前期项目调研后,我利用微软的visio画出流程图,由项目经理签字,过程比较顺利。后来在系统实现过程中,总是出现种种问题,我觉得缺少一个关键点——财务 的确认。希望大家以后实施的时候,一定要注意要将流程图拿到财务总监那儿过一遍,不然后患无穷。
三、系统实现
这个阶段我重点提三件事,系统培训、编写操作手册、初始化。
这个企业培训前后大概有三场,几乎是同样的内容。为什么会重复培训三场,我也很郁闷,从效果上讲,套用100网以前的大神秋叶的话,培养用户的参与感,虽然软件的流程与操作如此简单,但是对于一个小县城里企业的员工来说,接受并运用管理软件还是需要一个过程。每次培训的方式如出一辙,流程讲解+实例操作讲解,然后学员演练。这里不推荐每一个顾问都用这种方法,我也是因地制宜。
在培训过后我又花了几个晚上将操作编写成图文并茂的操作文档,这么做我实际上有些自制自受。把金蝶帮助文档发给他们也行,但那个文档实在是没有多大指导意义。我编写的文档也没有多少人看,但每当他们打电话问我操作时,我直接回答让他们去看文档,这时我觉得几个晚上的付出还是有回报的,而且后期他们有新人的话,他们也可以按照文档学会基本操作了。
接着说到初始化环节了,这应该是项目的一个遗憾的地方,有些地方我没有做好。首先从准备上讲,没有把财务和仓存联通起来,导致初始化的数据有问题。很多存货数据,财务账上已经耗去,仓库又盘存到初始化数据上。还有初始化采购入库估价的部分,由于没有和财务联系,将仓库数据审核,导致初始化前的入库单都有问题。虽然在初始化以后又采用调整的方法,将账做平,但始终没有初始化就做好那样的效果好。这是血的教训,因为新手顾问一定引以为戒,就是所有的初始化数据一定要经财务部门的最终确认。
四、验收交付
在系统初始化结束以后,项目正式上线。由于前期培训到位,基本上没有太大问题。问题出现在期末结账的时候,还是出在初始化的数据那儿。没有办法只能通过调整的方法进行修正。本来结账到12月就可以验收确认,但是甲方认为问题太多,想继续跟踪1个月。在这后1月当中出现了很多问题,有些问题他们重复问我,我也烦了,干脆给他们来个总结。因此正在跟踪的1个月当中,每次实施我都带一个小记事本,我把他们提出的每个问题都记录下来,给他们解答完成后,将问题整理出来,然后附上解决方法再发给他们,这算是手写版的FAQ吧。效果还是很不错的,在项目跟踪的1个月后,他们的问题基本就那几个,2012年12月账也顺利接完。
之后就是千遍一律的收尾行动——签实施完成确认单了。然而这个过程还是非常重要,就好比一段公路的通车仪式,它宣布了公路的通行,意味着施工的结束和后期保养的开始。对于我们的项目,实施过程也算结束,售后服务的开始,这样的过程必不可少。接下来将实施过程中的文档进行了系统的整理,打包发送给甲方项目经理同时抄送了金蝶售后服务部门。
本来想写写收款了,无奈这个项目拖款近半年,我也没参与到催款过程中,基本都是销售再参与。秋叶大神说过“能够很好完成收款的顾问才是一个合格的顾问”,看来我还是差的很远。呵呵。
项目调研
实施工作内容作简单汇报。
9月12日 XX顾问进场与郑总见面,沟通实施规划工作。主要有下列内容:
1选定shenggu机械ERP项目管理员,组建实施团队。
2确定项目启动期间。
3下发调研问卷给财务、采购、仓库、销售部门。
4简介实施范围、实施方法、实施阶段、实施目标。
5参观shenggu机械有限公司生产车间。
9月13日
与shenggu机械有限公司财务部、仓库、采购部进行做项目前期调研。
项目调研以后,按照项目实施规律,我们将安排做如下计划。
一、请ERP实施相关部门整理相关资料。(格式参照附件,请转发对应负责人)
2012-09-20计划
上午9:00
1.召开项目启动会,已经吩咐甲方项目经理准备地点、通知与会人员。
2.流程初步讲解。在前期调研的基础之上,形成初步流程。
下午2:00
1.编码规则讨论。
2.时间充裕的话,给客户安装服务器。
(一)实施目标
(二)项目组织
(三)总体计划
(四)实施方法
时间:2012-09-21 14:00-16:30
地点:客户现场
参与人员:ERP专员、采购骨干、仓库主管、财务主管。
顾问讲解编码原则:
一、简单性
需要分类
的项目
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第一种分类
方法
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第二类分法
|
第三类分法
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1
|
1
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11
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0
|
01
|
01
|
2
|
12
|
02
|
02
|
||
3
|
13
|
03
|
03
|
||
4
|
14
|
1
|
1
|
04
|
|
5
|
15
|
2
|
21
|
05
|
|
6
|
16
|
22
|
06
|
||
7
|
2
|
21
|
23
|
07
|
|
8
|
22
|
3
|
3
|
08
|
|
9
|
23
|
4
|
41
|
09
|
|
10
|
24
|
42
|
10
|
||
11
|
25
|
43
|
11
|
||
12
|
26
|
5
|
5
|
12
|
|
13
|
3
|
31
|
6
|
61
|
13
|
14
|
32
|
62
|
14
|
||
15
|
33
|
63
|
15
|
||
16
|
34
|
7
|
7
|
16
|
|
17
|
35
|
8
|
8
|
17
|
|
18
|
36
|
9
|
9
|
18
|
仓库代码
|
仓库名称
|
01
|
原材料
|
02
|
半成品仓
|
03
|
成品仓
|
04
|
五金工具仓
|
05
|
不良品
|
08
|
危险品仓
|
09
|
其它仓
|
物料代码
|
分类
|
位数
|
说明
|
01
|
原材料
|
采用3段7位编码。一级分类2位,二级分类2位,二级分类2位,三级明细3位
|
物料大类
|
01.01
|
主材
|
二级分类-主材
|
|
01.02
|
辅材
|
二级分类-辅材
|
|
01.02.001
|
物料XXX
|
三级明细-物料
|
|
02
|
半成品
|
采用4段9位编码。一级分类2位,二级分类2位,以车间区分。三级分类3位,以客户区分。四级明细2位。
|
物料大类
|
02.01
|
一车间
|
二级分类-车间
|
|
02.02
|
二车间
|
二级分类-车间
|
|
02.01.001
|
以客户分类
|
三级分类-客户
|
|
02.01.01.001
|
物料XXX
|
四级明细-物料
|
|
03
|
成品
|
采用4段9位编码。一级分类2位,二级分类2位,以车间区分。三级分类3位,以客户区分。四级明细2位。
|
物料大类
|
03.01
|
一车间
|
二级分类-车间
|
|
03.02
|
二车间
|
二级分类-车间
|
|
03.01.001
|
以客户分类
|
三级分类-客户
|
|
03.01.001.01
|
物料XXX
|
四级明细-物料
|
|
04
|
五金工具
|
采用3段7位编码。一级分类2位,二级分类2位,三级明细3位。
|
物料大类
|
04.01
|
分类
|
五金分类
|
|
04.01.001
|
物料XXX
|
二级明细-物料
|
|
05
|
不良品
|
采用4段9位编码。一级分类2位,二级分类2位,以车间区分。三级分类3位,以客户区分。四级明细2位。
|
物料大类
|
05.01
|
一车间
|
二级分类-车间
|
|
05.02
|
二车间
|
二级分类-车间
|
|
05.01.001
|
以客户分类
|
三级分类-客户
|
|
05.01.001.01
|
物料XXX
|
四级明细-物料
|
|
08
|
危险品
|
采用3段7位编码。一级分类2位,二级分类2位,三级明细3位。
|
物料大类
|
08.01
|
分类
|
二级分类
|
|
08.01.001
|
明细
|
三级明细-物料
|
|
09
|
其他
|
采用2段5位编码。一级分类2位,二级到明细。
|
物料大类
|
09.001
|
|
二级明细-物料
|
Ⅱ.蓝图规划
整体业务蓝图
整体业务蓝图图例说明
采购业务流程
采购退货业务流程
销售业务流程
销售业务(发出商品)业务流程
销售退货业务流程
产品入库业务流程
生产领料业务流程
生产领料流程(调度到车间仓)
物料编码流程
Ⅲ、系统实现
3.1系统初始化
系统启用设置期间设置成2012年11月。
初始化工作分为以下几个模块
A.在系统中建立会计科目、供应商、客户、物料、职员、仓库等信息,添加用户并且授权。下发业务蓝图与编码规则。
B.导入固定资产卡片,以固定资产到12月月底净值为原值录入卡片,并将余额传递至总账模块。
C.在应收系统中,录入系统启用前没有核销的销售发票、其他应收单、预收单、承兑汇票,并将数据传递至总账模块。
D.在应付系统中,录入系统启用前没有核销的采购发票、其他应付单、预付单,并将数据传递至总账模块。
E.在供应链模块中,录入系统启用前没有开具发票的采购入库单。
F.盘点仓库库存,并将10月的仓存数据导入到供料链模块,并将数据传递至总账模块。
G.录入总账初始数据,并与各个模块进行同步对账。
H.对账平衡后,结束初始化,系统启用。
3.2关键用户培训
培训准备:1练习帐套,已经导入该厂一部分数据,建议不要使用Demo数据,使用客户的演示数据,有助于加强他们的认同感。
2演示数据与学员例题,已经准备好的,使用哪些物料、客户、科目、职员等数据,以PPT的形式呈现。
3 前期已经规划为农村业务蓝图,培训依据蓝图讲解。
4 培训签到表。
5必要的硬件,投影仪、麦克风、笔记本电脑、音响等。
培训过程:
1.学员签署培训签到表。
2.依据流程图与演示数据给用户培训。采取分模块的形式,以采购、销售、仓库分别为主线,进行讲解。在关键点的时候,让学员做笔记,比如常用功能键、比如各种单据的状态变化、已经每张单据的必填字段等。在培训的时候,特别易犯错的地方,最好重复2、3次,后面重复的时候,可以提醒学员自己回答。
3.每个岗位选出学员代表,轮流当场练习PPT中的学员练习部分的内容,同样是参照流程图。在做单据过程中,尽量让学员互相提醒帮助,加深他们的听课映像。
4.布置课后作业,每个学员在系统练习帐套中完成对应的任务由系统管理员检查。
5.将培训签到表与课后作业复制一份发送给甲方管理员与项目经理,并提醒作业检查时间。
3.3 操作手册制定。
每个企业的流程不一样,因此操作必须具有针对性、指导性强的特点。因此,每做一个项目,我都会重新做一个适用于当前企业的操作文档。
3.4期末结账。
A按照期末流程结账。
B核对仓库与财务报相关表。
Ⅳ项目验收
1、整理所有实施文档,打包发送给甲方管理员与项目经理。
2、打印项目验收确认单,请双方项目经理签字、盖章。
3、将项目移交售后服务部门。
项目总结
这个项目从2012年10月中旬进场,2012年11月上线,到2013年2月初验收,基本算是成功。实施涵盖财务总账、固定资产、应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、仓存管理诸多模块,麻雀虽小五脏俱全,虽然项目比较小、实施企业流程也简单,但是实际过程中还是有许多困难之处需要克服。实施过程前文已经阐述,本文不再赘述。此贴楼主想做一个总结,回顾本项目实施的得与失、经验教训,以希望看到此贴的后来顾问们在自己的项目实施中能够起到帮助。
楼主彼时还是一名金蝶的顾问,因此也是按照他们的实施方法论开展项目实施。金蝶实施四部法:1、项目准备,2、蓝图规划,3、系统实现,4、验收交付。坦率地讲,金蝶的四步法,在实际项目实施过程中是非常有效的手段。金蝶除了在这四个大的阶段定义是比较明确外,在每个阶段应有的小步骤上却是没有严格定义,这也造成顾问实施的时候八仙过海各显神通。比如项目准备阶段,大体有成立项目小组、开项目启动会、项目调研、服务器准备、关键用户培训、软件安装、环境调试等,其中的用户培训、软件安装等有的顾问会放在其他阶段。为什么我希望阶段分的再明确细化一下?参照日本马拉松冠军山田本一的夺冠过程(百度一下,你懂的)。归结起来将,阶段细化,可以使实施活动执行更明确、效率更高。现结合本项目的实施,包括实施前后各种想法,一起做个总结,对照金蝶实施四步法进行。
一、项目准备
在这个阶段我主要做了如下工作成立项目小组、召开项目启动会、划分实施范围与确定实施目标、项目调研、编码规则确立、让甲方准备服务器。这几项任务,都基本执行了,但是没有达到我想象的效果,主要是甲方的企业对ERP基本是个陌生的概念,参与过实施的人更少少之又少,因此基本上启动会与调研基本都是我一个人在说,他们没有反对意见,其实有些地方他们没有把要求说到,这在后期也造成小小的影响。另外就是最重要的编码规则的确立了,项目组成员由于没有生产技术人员参与,所以分类比较笼统,在物料编码只能做到一级分类,导致后面乱码问题教为严重。由于行业的特殊性,到现在对于成品的编码,我依然拿不出好的方法,希望广大网友发挥聪明才智一起讨论。我们的企业是做汽车配件的,具体来说是铸造的配件,因此没有成形的产品,我都是按照客户提供的图纸进行加工,而每一家客户的图纸都不太一样,因此也造成我们的产品杂乱无章,编码也无规律可循。希望各位读者有好的方法尽量提。
二、蓝图规划
总体来将这个阶段,实施效果好于其他阶段,原因我想可能基本没有甲方的参与。经过前期项目调研后,我利用微软的visio画出流程图,由项目经理签字,过程比较顺利。后来在系统实现过程中,总是出现种种问题,我觉得缺少一个关键点——财务 的确认。希望大家以后实施的时候,一定要注意要将流程图拿到财务总监那儿过一遍,不然后患无穷。
三、系统实现
这个阶段我重点提三件事,系统培训、编写操作手册、初始化。
这个企业培训前后大概有三场,几乎是同样的内容。为什么会重复培训三场,我也很郁闷,从效果上讲,套用100网以前的大神秋叶的话,培养用户的参与感,虽然软件的流程与操作如此简单,但是对于一个小县城里企业的员工来说,接受并运用管理软件还是需要一个过程。每次培训的方式如出一辙,流程讲解+实例操作讲解,然后学员演练。这里不推荐每一个顾问都用这种方法,我也是因地制宜。
在培训过后我又花了几个晚上将操作编写成图文并茂的操作文档,这么做我实际上有些自制自受。把金蝶帮助文档发给他们也行,但那个文档实在是没有多大指导意义。我编写的文档也没有多少人看,但每当他们打电话问我操作时,我直接回答让他们去看文档,这时我觉得几个晚上的付出还是有回报的,而且后期他们有新人的话,他们也可以按照文档学会基本操作了。
接着说到初始化环节了,这应该是项目的一个遗憾的地方,有些地方我没有做好。首先从准备上讲,没有把财务和仓存联通起来,导致初始化的数据有问题。很多存货数据,财务账上已经耗去,仓库又盘存到初始化数据上。还有初始化采购入库估价的部分,由于没有和财务联系,将仓库数据审核,导致初始化前的入库单都有问题。虽然在初始化以后又采用调整的方法,将账做平,但始终没有初始化就做好那样的效果好。这是血的教训,因为新手顾问一定引以为戒,就是所有的初始化数据一定要经财务部门的最终确认。
四、验收交付
在系统初始化结束以后,项目正式上线。由于前期培训到位,基本上没有太大问题。问题出现在期末结账的时候,还是出在初始化的数据那儿。没有办法只能通过调整的方法进行修正。本来结账到12月就可以验收确认,但是甲方认为问题太多,想继续跟踪1个月。在这后1月当中出现了很多问题,有些问题他们重复问我,我也烦了,干脆给他们来个总结。因此正在跟踪的1个月当中,每次实施我都带一个小记事本,我把他们提出的每个问题都记录下来,给他们解答完成后,将问题整理出来,然后附上解决方法再发给他们,这算是手写版的FAQ吧。效果还是很不错的,在项目跟踪的1个月后,他们的问题基本就那几个,2012年12月账也顺利接完。
之后就是千遍一律的收尾行动——签实施完成确认单了。然而这个过程还是非常重要,就好比一段公路的通车仪式,它宣布了公路的通行,意味着施工的结束和后期保养的开始。对于我们的项目,实施过程也算结束,售后服务的开始,这样的过程必不可少。接下来将实施过程中的文档进行了系统的整理,打包发送给甲方项目经理同时抄送了金蝶售后服务部门。
本来想写写收款了,无奈这个项目拖款近半年,我也没参与到催款过程中,基本都是销售再参与。秋叶大神说过“能够很好完成收款的顾问才是一个合格的顾问”,看来我还是差的很远。呵呵。
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