每个人的时间总是有限的,不可能什么事都做,注定只能选择其中的一部分,可时间这么宝贵,该选择哪一部分呢?本篇就来介绍筛选利器:四象限法则
四象限法则根据紧急程度和重要程度把所有的事分为四类:
1. 重要又紧急
2. 重要但不紧急
3. 不重要却紧急
4. 既不重要也不紧急
在面对众多事情时,你先建这么张表
然后根据你面对的事,把它划分到对应的象限里,这就是四象限法则
划分方法:(同数学坐标抽,按逆时针)
第一象限:对于这类重要又紧急的事,当然是“还傻看什么、赶紧去做”,对于这个象限的事一定要尽全力避免
来源1: 突发重要事件
它一般可能是领导突然找你解决突然暴露工程问题,可能是客户因不满业务突然生气需要平抚,也可能是突然的疾病、家里的突发事件
来源2: 从第四象限(重要不紧急)而来
后面提到,但很好理解,到了最后期限,不紧急当然就变成了紧急
它们的特点是跟工作或生命息息相关,并且刻不容缓
第二象限:这类紧急但不重要要怎么理解呢?
比如说 比如领导希望你有空的话今天帮他寄个快递,老妈快停机了让你帮她交话费,你要买的Nike打5折,但仅限今天... 它们的特点是跟工作没啥关系,但做了更好,有时间限制,重点是不会花太久, 对于这类事,如果时间比较充裕的话就去做,为人品或生活攒分
第三象限:既不重要又不紧急的比如朋友约你打球聚会啊,看书看电影练书法绘画啊,跳广场舞打太极啊... 它们的特点是跟工作没有什么关系,而且没有时间限制,啥时候做都成,能分给这类事的时间相对较少,是实现财富*的人的生活主题,我们就不必琢磨太多了
第四象限:这类重要但不紧急的事是我们时间管理的重点,特点是跟工作息息相关,但是又有一定的时间来作规划,比如上级给你分配的项目,我们利用时间管理方法来将它高质高效的完成,从而提高工作成绩。可一旦我们不做时间计划或计划做得不好,随着时间的流逝,它就会跑到要命的第一象限,变成又紧急又重要的事,从此处也可见学习时间管理的必要性
让哪些事拒之象限之外?—— 猴子原则
1. 别让别人身上的猴子偷偷爬到你肩上
比如说 可能有时候同事在面临一个工程问题是,会向你聊到它的困境,这个时候除非两句话就能说清楚,否则千万不要接茬,不然他的项目毎走到一步,他都会来找你商量,徒增你的精力负担、浪费你宝贵的时间。本来是他自己身上的责任,此时已像猴子一样悄悄地爬上了你的肩上。这类事的特点是跟你的工作没啥关系,但别人企图和你分享。对于这种情况,应该通过委婉的拒绝,不让别人身上的猴子悄悄爬到你肩上,这就是猴子法则第一层
2. 把身上的猴子扔到下属肩上
比如说 你是个主管,从上级让你把今年的财务情况做成财务报表交给他,这时候你就该把任务转给负责做财务的小张,而你可以专心做好自己的份内之事,从而避免“员工没活儿干,领导却很忙”的情况。这类事的特点是跟自己的工作相关,但却有专门的人员负责此种工作。面对这种专业猴,果断扔给专业人
四象限的优先级排序
第一象限>第四象限>第二象限>第三象限
也就是先考虑重要程度,再考虑紧急程度(先做右边象限,再做左边象限)
时间分配
第一象限当然要优先分配,先解决了再考虑其他象限的时间分配
第二象限和第四象限很多时候是同时进行的,我们给它们分配时间可以采用“二八原则”。因为第二象限不重要且耗时短,所以我们为它分配 20% 的时间,而第四象限的事重要且耗时长,所以我们为它分配 80% 的时间,这就是二八原则
对于第三象限这种又不重要也不紧急的事:不慌!慢慢来!
到此,通过四象限原则的使用,第一大步筛选就算完成了