因邮箱容量有限，当邮件总量超过一定的比例后，邮件服务器就会发出“邮件将满”的警告，邮件量继续增大甚至将无法继续发送和接收新邮件。
邮件总量是指所有邮件含附件的大小，包括收件箱、发件箱、已删除邮件，因此有几点必须注意：
1. 尽量不要发送大附件邮件（一般10M以上属于大附件），大附件邮件不但发送和接收速度慢，还会造成同一文件空间的重复占用，应尽量通过及时通讯工具的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送
2. 养成定期清除过期非重要邮件的好习惯，这里要说明的是，邮件第一次删除，会进入“已删除邮件”文件夹中，此时邮件并没用真正删除，还是在继续占用邮箱总量，因此需要到“已删除邮件”中再次删除才会释放邮箱空间。
除了通过良好的邮件使用习惯来避免邮箱超载外，一个比较有效的方法就是通过outlook中的邮件归档功能，来指定日期前的旧邮件从邮件服务器归档到本地磁盘，可以手动归档也可以自动归档
注意：
进行归档后，指定归档日期前的邮件将从服务器下载到本地保存，通过web方式访问邮箱的时候将无法读取到这部分邮件要在工作机器外的其他地方访问归档邮件，必须将归档文件通过移动介质拷贝后，在其他机器通过附加的方式，通过outlook来读取。（建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作，以免造成不必要的麻烦）
Outlook 2007
一 、 手动归档
1. 打开outlook
2、 点击“文件”菜单中的“存档”
3、 弹出“存档”对话框
4.选中需要存档的邮箱。假如只要存档某个邮箱下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此邮箱下 的“发件箱”文件夹就OK
5、选择需要存档的日期，将对所有此日期前的邮件进行本地归档
6、勾选：包含标记为“此项目不自动归档”的项目
7、选择归档文件的地址，文件名
建议不要使用系统默认的存放地址，而是在飞系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个“D：\邮件归档”的目录，然后在这类将存放地址指向此文件夹，命名为mymail\backup.pst(自定义)
不保存在默认位置而是新建文件夹来保存到其他盘下，这样可以避免突发的系统故障或者重装系统是忘记备份C盘数据儿丢失以往邮件。
8、 以上选项都选择完成后，点击“确定”，就开始往相应位置备份指定日期以前的邮件了，此时outlook右下角会出现“正在存档…”字样，此时不要急于关闭outlook，待归档字样消失户，就是归档完成（当第一次归档或者需要归档的邮件较多是，此过程会稍显漫长，请不要关闭outlook，耐心等待）
NOTE: 归档完成后，归档的邮件消失，如果这些邮件没有消失，说明归档不成功，千万不要手动删除他们。
二 、自动归档
1. 点击“工具”菜单
2. 点击“选项”，弹出如下窗口
3. 选择“其他”标签，点击“自动存档”
4、 在弹出的自动归档设置对话框中，按照下图的选择勾选相应的项
5、设置完毕后，点击确定，此时自动归档的归档规则已经创建好了，但并不代表“收件箱”这个文件夹在默认情况下市不应用自动归档规则的。（下面的步骤往往很容易忽略，但却是关键点，否则可能造成设置了自动归档但“收件箱”这个邮件最集中的文件夹并没有归档问题）
找到需要归档邮箱的“收件箱”文件夹，右键，选择“属性”
、
6 、在弹出的属性窗口中，选中“自动存档”标签，并选择第二项“使用默认设置保存此文件夹中的项目”，也就是对“收件箱”应用上面的自动存档设置。
、
7 、设置完毕后点击“确定“，此时邮箱的各个文件夹就会按照之前设定的自动归档规则定期归档邮件，而不需要人工干预（但要注意它会再你设定的归档时间间隔到来的时候才轨道而不会立即归档。需要立即归档的话还是需要通过手动的方式来进行）
三、 归档邮件的读取、备份和迁移
1、邮件归档完毕后，在左侧的列表里会有一个“存档文件夹”，展开后会发现它和邮箱有着相似的目录结构，在“存档文件夹”下的“收件箱”等文件夹里面存放的就是邮箱中的相应文件夹的归档邮件，归档的邮件可以在里面查阅
2、 参照第一部分手动归档中国第7条，邮件归档之后的全部包含在存档目录下的一个后缀为pst的文件中，比如归档文件存放在地址设定的是D：\邮件归档\mymailbackip.pst,那么这个pst文件就包含了此邮箱归档的历史邮件，建议定期将此文件做好备份，存放到移动介质或者另一台机器中，以防意外丢失
3、 当需要在另一台机器读取归档邮件的时候，只要将上述pst文件拷贝到任意位置，然后打开outlook(版本不能低于生成pst文件的outlook版本)，点击“文件”-“打开”-“outlook数据文件”，选择之前拷贝到本地的pst文件，左侧就会出现相应的“存档文件夹”
当不需要查看的时候，右键“存档文件夹“，选择“关闭存档文件夹”就可以移除