文件名称：电子文件控制程序(流程).pdf
文件大小：417KB
文件格式：PDF
更新时间：2022-12-24 23:41:16
文档资料
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 有 限 公 司 程 序 文 件 文件名称： 电子文件控制程序 文件编号： 生效日期： 版 本 号： 适用范围： 受副本 编制： 审核： 批准： 第 1 页 共 5 页 程 序 文 件 编号： 版次： 标题: 电子文件控制程序 生效日期： 文 件 修 改 情 况 记 录 版次 修改内容 编写/ 修改人 审核 批准 修改日期 第 2 页 共 5 页 程 序 文 件 编号： 版次： 标题: 电子文件控制程序 生效日期： 1 目的: 为保证与质量体系有关的电子文件均经过审核和批准，迅速正确地流通，且能确保各文件的使用者浏览到受 控文件的有效版本,防止过期电子文件的误用。 2 适用范围: 适用于xxxxxxxx限公司所有以PDM/PLM、EIP、文控管理平台等电子系统发布的且和质量体系相关的电子受控 文件。 3 职 责: 3.1 本程序由体系管理部制订,并监督其持续有效地执行。 3.2一级文控负责电子文件的接收、设定使用权限并监督及指导二级文控的文件管理工作；二级文控负责走电子系 统的所有受控文件在分公司的控制及发放。 3.3 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过一级文控或二级文控直接传递给需要使用的部门或相关人 员。 3.4 使用与质量体系有关的电子文件的部门，未经许可不得使用非文控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.5 IT部负责电子受控文件在PDM/PLM、EIP、文控管理平台系统中处理方面的技术支持。 4 定 义: 4.1 一级文控:xxxx公司总文控，直接由体系管理部管理。 4.2 二级文控:设立在各分公司文控室，由各分公司负责管理，新宝总文控监控。 5 程 序: 5.1电子文件的编制、审核和批准参照COP-001《文件与资料控制程序》之附件《文件制订、审批权限一览表》。 5.1.1电子文件种类包括所有以公司PDM/PLM系统、文控管理平台（PDF浏览器）、EIP信息平台等公司电子系统和 信息平台进行受控、发布的文件。 5.1.2在电子系统/平台发布的文件必须严格控制公开范围和文件种类， 以电子形式发布的文件应为使用范围较广、 使用频次较高而不宜以其他形式发布的文件，以上具体参照公司保密制度及《受控文件发放一览表》要求执 行。 5.2 电子文件的接收及发布 5.2.1 对于涉及公司整体质量体系运行有关且需以电子形式发布的文件，经文件编制部门负责人审批体系工程师 确认后，由总文控统一放在EIP、文控管理平台发布并依据需要设权限给相关部门，此类文件如：公司质量 手册、程序文件、主要流程作业指导书等。 第 3 页 共 5 页 程 序 文 件 编号： 版次： 标题: 电子文件控制程序 生效日期： 5.2.2 各类技术文件的发布和维护必须由相关技术负责人确认，部门经理批准才可发布，必要时应保留确认和批 准的记录，此类如ERP系统BOM的维护、PDM/PLM系统受控等。 5.2.3 其他各单位需在公司信息平台以电子形式发布的文件，需经部门负责人批准分公司二级文控（或各单位系 统维护员、秘书）确认后发布在各分公司/中心对应的文档库目录下，并依据需要设权限给相关部门，此类 为支持各相关单位日常工作的文件、记录。 5.2.4 文控中心文控人员在PDM/PLM、EIP、文控管理平台系统上接收各部门传来须受控发布的文件，必须核对此 文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，核对无误后登记于《受控文件目录表》上，归档并公布于公 司内部电脑网络上，同时依文件的实际使用情况设立不同的浏览权限，电子文件的发放参照《受控文件发 放一览表》执行。 5.2.5 如有需要发放给本集团以外的机构或人员作为宣传展示、证明用途的受控电子文件，需经体系管理部/分公 司ISO专员批准方可向文控申请,并盖蓝色的"UNCONTROLLED COPY"印章，此类文件不列入版次更新的回收 范围。 5.3 受控电子文件的使用 5.3.1 体系管理部文控室须确保相关使用者获得有效版本的文件，必要时组织培训，浏览的网络路径、浏览权限 的申请及变更等。 5.3.2 受控电子文件应便于识别、易于查找，非文控人员不得私自变更网络中的文件内容及浏览权限。 5.3.3 受控电子文件由总文控统一管理,设定权限,使用者不可随便打印、COPY（拷贝）,仅能浏览。 5.3.4 IT部负责协助在电脑系统中技术处理方面的支持。 5.3.5 对于PDM/PLM系统中的开发资料与EIP、文控平台系统上部分证书资料，已将浏览权限设定给相关人员。文 件管理方法如下： 5.3.5.1 EIP、PDM/PLM文控平台系统上受控的产品证书及设计开发的输出资料,除生产现场操作人员（品管,总装) 外,其它部门均设浏览权限,生产现场文件由二级文控负责发放书面版。 5.3