文件名称：体系文件管理程序(1).pdf
文件大小：339KB
文件格式：PDF
更新时间：2022-12-24 22:42:59
文档资料
1 / 5 QHSE-SP-01 1. 目的 为使本公司 QHSE 管理体系相关文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等相关过程得 到规范与管理，特制定本程序。 2. 范围 适用于本公司 QHSE 管理体系所需文件和外来文件的管制，图纸及技术资料的管理不在此管控范围内。 3. 定义 3.1 管理手册：规定组织架构、职责与权限、界定范围和质量管理体系的总要求，向组织内部和外部提供 QHSE 管理体系 的一致信息的文件。 3.2 程序文件：规定过程的职责、使用资源、运作的方法和衡量指标的信息的文件。 3.3 作业指导文件：规范具体作业活动的文件 3.4 记录表单：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3.5 外来文件：与 QHSE 体系和产品有关的法律法规、标准、规范、手册、客户提供的标准等文件。 4 过程乌龟图 资源配置： 1.办公设备、用品 2.计算机网络 3.资料柜 过程所有者(责任者)及其要求： 1.文控中心：其能力和资格见 《岗位职务说明书》 过程 KPI： 1.文件发行错误 0 次 方法/程序/技术： 1.《体系文件管理程序》 过程输入： 1.QHSE 标准要求 2.外来文件 3.管理体系运行信息 4.客户、 法律法规对记录保 存的要求 过程输出： 1.公司质量管理体系的各 阶层文件 2.文件管制的记录 SP-01 体系文件管理过程 控制过程 (接口) 支持过程 (无) 输入部门：各部门 过程客户：各部门、客户 支持部门：各部门 2 / 5 QHSE-SP-01 5 作业内容 序号 作业流程 权责部 门 作业要求 参考文件/ 相关表单 5.1 申请部门 5.1.1 文件制定提出： 公司质量管理体系建立时 所需的文件由管理代表和推行小组统一策划制 定，当体系运行后因产品或作业控制需要新增文 件时由需求部门提出《文件制订/修订/废止申请 单》 。 5.1.2 文件修订提出：当出现下列情形时，文件 可能需要提出修订： a) 在质量管理体系运行过程中，某个文件不充分 或不适宜而需要增删内容时； b) 外部要求变更时； c) 当现有作业流程或方式变更时； d) 纠正预防措施提出修订时； e) 专案改善或持续改进提出修订时： 由申请部门提出《文件制订/修订/废止申请 单》 。 5.1.3 文件废止提出：由于产品或过程的更改， 文件若不再使用需废止时，由现有权责单位提出 《文件制订/修订/废止申请单》 ，注明废止原因。 《文件制定/修 订/废止申请 单》 5.2 管理者代 表 总经理 5.2.1 申请部门提出的《文件制订/修订/废止申 请单》统一交给文控中心，由文控中心交予文件 运行相关的部门进行评审，评审通过则呈管理代 表批准。评审不通过则退回给申请部门。 《文件制定/修 订/废止申请 单》 5.3 相关部门 文控中心 经评审和批准通过后，按以下进行作业： 5.3.1 文件制定作业：文件制定由申请部门负 责，程序文件按公司标准格式编制，三阶作业指 导类文件和表单可根据实际使用情况不拘格式。 5.3.2 文件修订作业： 文件修订作业由原文件制 定部门负责，通常在原有文件上进行增修，必要 时也可改变格式(程序文件除外)。 5.3.3 文件废止作业： 文件废止由文控中心将废 止文件统一收回。文件废止后，原文件之编号不 再重复使用。 5.4 文控中心 5.4.1 各部门将新制定或修订的文件电子档提 交给文控中心，按本程序附加说明的规定对新增 或修订文件进行编号和版本控制。 5.5 部门负责 人 管理者代 表 总经理 5.5.1 文控中心将文件按附加说明"6.1 文件制 定、审查、核准权责表"执行审批，若审批发现 不符合要求时返回责任部门重新制定、修订，直 至通过。 NO 文件制定/ 修订/废止 申请提出 申请 批准 文 件 制 定 / 修 订 / 废 止 执行 文件编号/版 本变更 文件 审批 NO OK A OK 3 / 5 QHSE-SP-01 5.6 文控中心 5.6.1 审批通过的文件交给文控中心， 原稿由文 控保存，不需作任何标记。 5.6.2 文控在副本上加盖 "COPY" 和 "受控文件" 印章，将受控后的文件登记在《文件清单》表上。 《文件清单》 5.7 相关部门 文控中心 5.7.1 将受控后的文件， 存放在公司服务器公共 盘指定位置，并用邮件将相关的变更信息通知大 家。 5.7.2 如果需要阅读纸质档文件，请填写《文件 借阅登记表》 ，注明归还日期。 《文件借阅登 记表》 5.8 相关部门 文控中心 5.8.1 公司文件未经批准不得擅自打印、复印。 5.8.2 文件应保持清晰易读，不可涂改、遗失或 损坏。 5.9 文控中心 5.9.1 作废文件， 文控中心根据获批准的废止申 请表，