需求规格说明书
1.绪论..................................................................................................................................2
1.1编写目的...................................................................................................................2.
1.2项目背景...................................................................................................................2
1.3档案管理系统的功能要求.......................................................................................3
1.4定义、缩写词和符号...............................................................................................3
1.5参考资料...................................................................................................................3
2.任务概述..........................................................................................................................3
2.1目标...........................................................................................................................3
2.1.1开发目标............................................................................................................3
2.1.2应用目标............................................................................................................4
2.2运行环境...................................................................................................................4.
2.2.1硬件环境............................................................................................................4.
2.2.2软件环境............................................................................................................4
2.3条件与限制...........................................................................................................4.
3. 数据描述........................................................................................................................4
3.1数据流图...................................................................................................................7
3.2数据字典...................................................................................................................8
3.3档案管理系统的数据需求.......................................................................................8
4. 功能要求........................................................................................................................9
4.1功能划分.................................................................................................................9
4.2功能描述.................................................................................................................9
5．性能需求.......................................................................................................................10
5.1数据精确度................................................................................................................10
5.2时间特性....................................................................................................................11
5.3适应性........................................................................................................................11
6. 运行需求.........................................................................................................................11
6.1用户界面....................................................................................................................11
6.2硬件接口....................................................................................................................11
6.3软件接口................................................................................................................... 11
6.4故障处理....................................................................................................................11
7．其它要求........................................................................................................................11
需求分析说明书
——档案管理系统
1.绪论
档案管理系统的简介:
公司档案管理系统是针对公司的大量信息处理工作而开发的管理软件。根据用户的要求，实现对公司员工、客户、项目、图片管理几个方面的功能。
用户在员工管理模块里面，通过输入员工的基本信息,系统自行生成相应的统计数据及各类统计报表以供用户查询、打印,另外用户还可以对这些基本信息进行定期的更新和删除。在客户管理模块里，用户可以很方便的查找到与公司有业务往来的所有客户。另外，档案管理系统还建立了图片管理模块，它可以对公司的所有图片信息进行描述和管理，该模块运用了数据库对图片进行管理，避免了图片的丢失，具有较好的安全性。 公司档案管理系统力求给用户方便快捷的途径去管理这些繁琐的数据。
1.1编写目的
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
MIS
1.2项目背景
信息时代的到来意味着工作效率的日渐提高，同时也给档案管理部门带来更大的压力，档案部门必须及时准确地提供各种参考材料，若无法作到这一点，将成为企业发展、机构运转的瓶颈。基于这一原因，档案管理工作无一例外受到领导的高度重视，同时，国家在评审企业的各种资质时，也都把企业档案管理是否达标作为重要评定因素之一。
随着档案资料价值的日渐提升，社会对档案管理部门也提出了更高的要求，对档案早已不限于“管好”，更多地要求“用好”，档案资料管理已向前延伸到公文的管理，向后扩展到信息资源的整理、采编、发放。就在档案管理部门职能不断扩大、业务不断扩充的同时，机构改革、企业改制等等政策又要求档案部门精兵简政，缩减日常经费开支，充分利用现有资源产生更多经济效益。“向管理要效益”已成为档案部门的运营之本，档案部门必须提高其自身的管理水平。“提升档案管理档次，将档案交给计算机管理”正在成为一种潮流，同时，计算机管理突出优势也在影响档案管理的机制。以手工检索为目的的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段大量占用档案员的工作时间，检索利用也非常繁琐，缺少经验的档案员甚至无法在别人编制的目录中查找档案，更加难以保证“查全率”，使用计算机检索，将彻底解决这一问题；另外，为了保护档案资料，大中型档案馆都编制了“二套档案”，造成保管费用高涨，复印机使档案复制更加简便，却造成纸张消耗量的剧增，同时，大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题，更与档案管理的严肃性相抵触，使用计算机查询，将纸载档案管理与电子档案利用结合起来，可以完美解决这一难题，大幅度降低档案管理费用。
1.3档案管理系统的功能要求
档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
1.4定义、缩写词和符号
需求：用户解决问题或达到目标所需的条件或功能；系统或系统部件要满足合同、标准，规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
1.5参考资料
《Delphi信息管理系统开发实例导航》：求实科技 编著，人民邮电出版社
《Delphi程序设计大学教程》：刘艺 罗兵 周安栋 编著，机械工业出版社
《Visual Basic管理系统开发实例》
《Delphi管理信息系统项目开发实践》
2.任务概述
2.1目标
2.1.1开发目标
在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。本软件根据此需求进行开发的。
2.1.2应用目标
让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，以提高工作效率和经济效益。
2.2运行环境
2.2.1硬件环境
A． 一台586 以上的微机及兼容
B．内存16MB（最好32MB内存）
C．VGA 彩显一台
2.2.2软件环境
A．windows 98 以上的操作系统
B．Microsoft Visual Basic 6.0.中文版数据库管理系统
C．Office 2000应用软件
2.3条件与限制
本档案管理系统软件是应用于中小企业的。在功能上还可进一步实现安全防范、与E-Mail和因特网电话集成起来，成为网络档案管理系统软件。
3. 数据描述
3.1数据流图
《档案管理系统》软件的数据流图是比较清晰的，对各功能模块来说都比较有规律。但完整的图比较繁琐。
3.2数据字典
这里给出一个数据元素的字典卡片与具体数据卡片的含义：
名称：档案类型信息
描述：产生文件档案类型送交档案目录表
定义：档案类型信息＝档案类型＋安全级别
3.3档案管理系统的数据需求
档案管理系统的数据需求包括如下几点：
1．数据录入和处理的准确性和实时性
数据的输入是否准确是数据处理的前提，错误的输入会导致系统输出的不正确和不可用，从而使系统的工作失去意义。数据的输入来源是手工输入。手工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性，并且对操作人员要进行系统的培训。
在系统中，数据的输入往往是大量的，因此系统要有一定的处理能力，以保证迅速的处理数据。
2．数据的一致性与完整性
由于系统的数据是共享的，在不同的客户端中，档案文件是共享数据，所以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。要解决这一问题，要有一定的人员维护数据的一致性，在数据录入处控制数据的去向，并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。
对于输入的数据，要为其定义完整性规则，如果不能符合完整性约束，系统应该拒绝该数据。
3．数据的共享与独立性
整个档案管理系统的数据是共享的。然而，从系统开发的角度上看，共享会给设计和调试带来困难。因此，应该提供灵活的配置，使各个分系统能够独立运行，而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。这样，也能提供系统的强壮性。
4. 功能要求
4.1功能划分
本系统有以下功能模块：
1）档案管理模块
2）查询管理模块
3）档案借用和归还
4）系统配置模块
5）系统维护模块
6）打印报表模块
7）帮助模块
4.2功能描述
下面详细描述一下各个功能模块：
1）档案管理
(1) 档案目录管理:只限于一般用户和管理员操作。而且不同的用户级别所操作的档案类型是有限制的。用户可以向里面添加、修改和删除档案类型。也可设置档案类型的级别，以加强它们的保密性。
(2) 档案仓库:限于全体操作员工。一般浏览者只能查看档案，不能对档案做任何的修改。而且不同的用户级别所看到的档案是有限制的。一般用户可向里面添加、修改和删除档案。也可设置档案级别，以加强它们的保密性。
2）查询管理
(1) 查询单条档案记录：主要是适合于全体操作员工的。在窗体上，先可以选择查询的条件，再输入关键字名。按查询即可。如果你不熟悉该档案也可以在窗体上选择模糊搜索。查到记录后，也可双击记录即可显示详细信息。
(2) 查询全部档案：是给管理员用的，是为了方便管理员查找档案，也有关键字搜索和模糊搜索。查到记录后，也可双击记录即可显示详细信息。
(3) 查询操作员工：是给管理员用的，因为操作员工的信息是保密的，所以只限管理员使用。
也有多种查询方法。查到记录后，也可双击记录即可显示详细信息。
3）档案借用和归还
档案借用和归还：借阅的登记查询与核销。通过此模块进行档案借用和归还记录的修改、删除和查询。
4）系统配置
(1) 配置公司信息:只限管理员配置，主要是配置公司的基本信息。一般用户和浏览者均可查看。
(2) 配置系统桌面：用户可以配置自己喜欢的桌面图形。只要在窗体上单击选择图片，再选择所喜欢的图片即可。
(3) 数据库保存路径：仅限管理员使用。用于打开数据库。
5）系统维护
(1) 数据备份：用户可以通过选择保存的路径把数据库保存在硬盘中，也可保存在软盘中。
(2) 数据恢复：用户可以通过选择路径把数据恢复。
(3) 操作员工管理：仅限管理员。其中可以添加、修改、删除操作员工，设置他们的权限、级别及密码。
(4) 系统整理信息：显示距离管理员整理系统的时间。
6）打印报表
(1) 打印单条档案记录:主要适用于一般浏览者和一般用户。他们只能打印在他们的权限和级别范围内所能查看的档案。
(2) 打印全部档案:是为管理员设置的，管理员可以根据需要设置打印。也可以让档案以报表的形式生成文本文件或HTML文件输出。
注：打印操作人员的信息只限管理员使用。
7）帮助
(1) 帮助信息：显示系统的详细帮助信息。
(2) 关于系统：主要是显示系统的一些信息。
5．性能需求
5.1数据精确度
A．要按照严格的数据格式输入，否则系统不给予响应进行处理。
B．查询时要保证查全率，所有相应域包含查询关键字的记录都应能查到。因为通常有文件的记录会很多，所以本系统采用了两种方法进行查询：直接查询和模糊查询。
5.2时间特性
一般操作的响应时间应在1~2秒内，对软磁盘和打印机的操作也应在可接受的时间内完成。
5.3适应性
满足企事业单位使用的需求（记录量控制在1000项内）。
对前面提到的运行环境要求不应存在困难。
6. 运行需求
6.1用户界面
超越VB的界面，全新感觉，操作简便，一目了然，视图优美等特点。并且采用菜单界面驱动方式，给操作用户带来了极大的便利，对用户友好。对鼠标和键盘单独支持。
6.2硬件接口
本软件不需要特定的硬件或硬件接口进行支撑。
486以上PC机均可运行此软件。
6.3软件接口
运行于Windows95及更高版本具有WIN32 API的操作系统之上。
6.4故障处理
正常使用时不应出错，若运行时遇到不可恢复的系统错误，也必须保证数据库完好无损。调试中遇到的问题及解决的方案：
1) 遇到跳出“数据库已经关闭“提示信息阻止程序运行时
可以查看一下进行此项操作时，操作的表是否已经被关闭了或者是在没有关闭此表的情况下又一次运用打开语句打开此表。
2) 关于空记录带来的麻烦
有些空记录往往会使程序无法运行。此时你可用“if not is null”语句先判断一下是否为空记录，再操作。
7．其它要求
1)系统的功能实现情况: 用户可在本系统下实现各种用户要求的功能。
2)系统的安全性: 对于系统的重要数据都有密码保护，具有一定的安全性。
3)系统的容错性: 用户输错数据都有提示信息，具有较好的容错性能。
4)系统的封闭性: 用户的封闭性较好，用户基本上在提示信息下输数据。