1. 备份Outlook数据文件
执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令,在弹出的“导入和导出向导”对话框中,选择“导出到一个文件”一项,单击【下一步】按钮。2. Outlook数据的还原
一旦Outlook数据有损失,或者需要对Outlook数据进行迁移,我们都可以将曾经备份好的Outlook数据文件还原回来。还原过程与备份是相逆的操作,其方法与备份是基本相同的。 我们同样要执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令,在对话框中则要选择“从另一个程序或文件导入”这一项,单击【下一步】按钮。3. Outlook数据的自动存档
需要大家注意的是,Outlook要求单个pst文件的最大容量是2GB,超过这个限制,你的Outlook数据将不能正常读取。所以,随着Outlook邮箱的不断增大,为了更便于管理,我们可以将那些重要但又不常使用的旧的邮件和其他信息转移到另一个位置进行存储,或者干脆删除这些已经到期不再有效的内容,这些过程都可以通过Outlook中的“自动存档”功能来完成。 默认情况下,“自动存档”功能将按默认的时间间隔(14天)自动运行,它会从文件夹中清除旧的和到期的项目。旧项目是指那些达到指定存档时间的项目(默认早于6个月的项目是旧项目),到期项目指那些过了某个固定日期内容就不再有效的邮件和会议项目,例如几个月前开过的会议。“自动存档”可将旧项目删除或存档到一个指定的存档文件中。Outlook默认的存档文件的位置是:“X:\Documents and Settings\用户名 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst”。 实际上,Outlook中有两套“自动存档”设置:全局设置和单个文件夹设置。全局设置决定“自动存档”在默认情况下如何处理Outlook文件夹中的各个项目;单个文件夹设置会覆盖默认设置,可对不同文件夹进行不同的“自动存档”操作。 当然,Outlook默认的“全局设置”是可以更改的:执行【工具】菜单下的【选项】命令,打开【其他】标签,点击对话框中的【自动存档】按钮。4. 邮件分拣规则的导入与导出
之前我们介绍过如何创建电子邮件的路由规则,让Outlook自动分拣收件箱中的新邮件。Outlook为我们提供了邮件规则的导入导出工具,当我们迁移Outlook邮箱时,利用这个工具就不必再重新设定邮件规则了,免去了很多麻烦! 导入或导出Outlook邮件规则的方法很简单:执行【工具】菜单下的【规则和通知】命令,在对话框中单击【选项】按钮。5. 为Outlook数据上锁加密
很多用户使用的是共有计算机,往往不希望其他人随意查看自己的邮件。最好的办法就是给你的个人文件夹上锁加密! 执行【文件】菜单下的【数据文件管理】命令。
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