Python 实用技巧：如何使用 Python 自动化办公，提高工作效率

时间：2025-02-07 12:06:43

在日常办公中，我们经常需要执行一些重复性任务，比如处理 Excel 表格、批量重命名文件、自动发送邮件、数据统计等。手动完成这些任务既费时又容易出错，而 Python 提供了许多强大的库，可以帮助我们高效地完成这些任务，实现办公自动化。

本文将介绍如何使用 Python 进行常见的办公自动化任务，包括 Excel 处理、PDF 操作、邮件自动化和批量文件管理，帮助你提升工作效率。

一、Excel 处理自动化（pandas + openpyxl）

Excel 处理是办公中最常见的任务之一，我们可以使用 pandas 和 openpyxl 库来操作 Excel 数据，例如读取、修改和保存 Excel 文件。

1. 读取 Excel 文件

import pandas as pd

# 读取 Excel 文件
df = pd.read_excel('data.xlsx')

# 显示前 5 行数据
print(df.head())

2. 修改 Excel 数据并保存

假设我们有一个 Excel 文件，包含一列 Salary（工资），我们想要给每个人加 10% 的工资并保存文件：

# 增加 10% 工资
df['Salary'] = df['Salary'] * 1.1

# 保存修改后的 Excel 文件
df.to_excel('updated_data.xlsx', index=False)

3. 读取多个 Excel 表单（Sheet）

有时，我们的 Excel 文件包含多个工作表，我们可以使用 sheet_name 参数读取所有工作表：

# 读取所有工作表
sheets = pd.read_excel('data.xlsx', sheet_name=None)

# 显示所有工作表的名称
print(sheets.keys())

二、自动化处理 PDF（PyMuPDF）

在办公环境中，我们经常需要从 PDF 文件中提取文字、图片，或者合并多个 PDF 文件。PyMuPDF（fitz 库）是一个轻量级且功能强大的 PDF 处理库。

1. 读取 PDF 并提取文本

import fitz  # PyMuPDF

# 打开 PDF 文件
doc = fitz.open('sample.pdf')

# 遍历 PDF 的每一页并提取文本
for page_num in range(len(doc)):
    page = doc[page_num]
    text = page.get_text()
    print(f"第 {page_num + 1} 页内容：\n{text}")

2. 提取 PDF 里的图片

for page_num in range(len(doc)):
    page = doc[page_num]
    images = page.get_images(full=True)
    
    for img_index, img in enumerate(images):
        xref = img[0]
        base_image = doc.extract_image(xref)
        image_bytes = base_image["image"]
        
        with open(f"page_{page_num + 1}_img_{img_index + 1}.png", "wb") as f:
            f.write(image_bytes)

print("图片提取完成！")

3. 合并多个 PDF 文件

pdf1 = fitz.open('file1.pdf')
pdf2 = fitz.open('file2.pdf')

# 创建一个新的 PDF
merged_pdf = fitz.open()

# 添加 PDF 内容
merged_pdf.insert_pdf(pdf1)
merged_pdf.insert_pdf(pdf2)

# 保存合并后的 PDF
merged_pdf.save('merged.pdf')
print("PDF 合并完成！")

三、批量自动发送邮件（smtplib + email）

如果你需要给多个客户或同事发送相同格式的邮件，可以使用 smtplib 进行邮件自动化。

1. 发送一封简单的邮件

import smtplib
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.multipart import MIMEMultipart

# 邮件配置信息
sender_email = "your_email@gmail.com"
receiver_email = "recipient@example.com"
password = "your_password"

# 设置邮件内容
msg = MIMEMultipart()
msg["From"] = sender_email
msg["To"] = receiver_email
msg["Subject"] = "Python 自动发送邮件"

# 添加正文
body = "这是使用 Python 发送的自动化邮件。"
msg.attach(MIMEText(body, "plain"))

# 连接 SMTP 服务器并发送邮件
with smtplib.SMTP("smtp.gmail.com", 587) as server:
    server.starttls()
    server.login(sender_email, password)
    server.sendmail(sender_email, receiver_email, msg.as_string())

print("邮件发送成功！")

2. 发送带附件的邮件

from email.mime.base import MIMEBase
from email import encoders

# 添加附件
filename = "report.pdf"
attachment = open(filename, "rb")

part = MIMEBase("application", "octet-stream")
part.set_payload(attachment.read())
encoders.encode_base64(part)
part.add_header("Content-Disposition", f"attachment; filename={filename}")

msg.attach(part)

# 发送邮件
with smtplib.SMTP("smtp.gmail.com", 587) as server:
    server.starttls()
    server.login(sender_email, password)
    server.sendmail(sender_email, receiver_email, msg.as_string())

print("带附件的邮件发送成功！")

四、批量重命名文件（os）

如果你有大量文件需要重命名，比如将 file1.txt、file2.txt 统一重命名为 document_1.txt、document_2.txt，可以使用 os 进行批量重命名：

import os

# 指定文件夹
folder_path = "your_folder_path"

# 遍历文件并重命名
for index, filename in enumerate(os.listdir(folder_path), start=1):
    old_path = os.path.join(folder_path, filename)
    new_path = os.path.join(folder_path, f"document_{index}.txt")
    
    os.rename(old_path, new_path)
    print(f"{filename} 重命名为 {new_path}")

print("批量重命名完成！")

五、定时自动执行任务（schedule）

如果你想每天在特定时间执行某些任务，比如自动发送邮件、定时备份数据等，可以使用 schedule 库。

1. 安装 schedule 

pip install schedule

2. 定时任务示例

import schedule
import time

# 定义任务
def my_task():
    print("执行自动化任务...")

# 每天 9:00 执行一次任务
schedule.every().day.at("09:00").do(my_task)

while True:
    schedule.run_pending()
    time.sleep(60)  # 每分钟检查一次任务

六、总结

在本篇博客中，我们学习了如何使用 Python 进行办公自动化，包括：

✅ Excel 自动处理（pandas + openpyxl）
✅ PDF 操作（PyMuPDF）
✅ 批量邮件发送（smtplib + email）
✅ 批量文件管理（os）
✅ 定时任务调度（schedule）

掌握这些技能后，你可以更高效地完成日常办公任务，减少重复性劳动，提高生产力！希望你能将这些 Python 自动化技巧应用到自己的工作中，提升工作效率 ????！


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