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1. 投稿前询问( presubmission inquiries)
为了节省时间,一些杂志要求作者在投稿前先询问杂志编辑对论文内容是否感兴趣。询问时提交的材料包括重要性介绍(可用cover letter 内容) 和论文摘要。编辑也许会很快邀请您递交完整的论文(这并不意味着发表的任何承诺) ,或许告诉您这篇论文不适合在该杂志发表。如果确认论文重要,即使编辑有否定的回复,作者也可以继续向该杂志投稿。
2. 投稿信( cover letter)
cover letter 主要向编辑介绍论文题目、主要内容,突出论文的创新性和价值,希望发表在个该杂志的什么栏目或类型,为什么要发表这篇论文,声明没有一稿两投。还可以简要指出目前该领域的发展方向,说明该杂志什么领域的读者群对这篇论文感兴趣。
例如:“We would like to submit our manuscript“xxxxxxxx ( manuscript title ) ” for your review and consideration for publication in the xxx ( journal name) Journal as a “xxxx ( paper type ) ”. This manuscript describes original work ,and neither the entire nor any part of its content has been published previously or has been accepted elsewhere. It is not being submitted to any other journal and all authors have read the manuscript and approved to submit to your journal . We believe the manuscript may be of particular interest to the readers of your journal as it is the first time to introduce the ???”。
3. 准备论文( preparation for manuscript)
多数杂志要求双倍行距,每一部分最好另起一页,具体格式依据各杂志“投稿须知( Instructions forauthors) ”中的要求而定。论文修改定稿之前要仔细阅读所投杂志的“投稿须知”,规定了杂志的范围、论文类型、提交方式、审稿过程、格式要求、版权转让等信息。
3.1 标题页( title page) : 包括题目( title) 、作者( author ) 、单位( institution ) 、通讯作者信息(corresponding author) 、大标题( running head) 、统计数据(字数、页码、图表数) 、资金来源(grant or support)等。
对论文题目的要求是:准确得体、简短精炼、外延和内涵恰如其分、醒目。题目是对论文内容的高度概括,要简洁明了,突出创新之处,字数适中,以便于论文的索引、流通和传播。有些杂志在“投稿须知”中会注明对题目字数的要求,需要特别注意。论文作者和单位属于论文署名、成果归属等方面问题。署名目的之一是为了表明文责自负,之二是记录作者的劳动成果,之三是便于建立作者检索。通讯作者的联系信息是用于与作者联系和寄送论文单行本(offprint) 。
running head 是论文页眉位置显示的一句话,相当于一个范围更大的标题,便于编辑归类论文所属领域。例如论文题目“An animal model of SARSproduced by infection of Macaca mulatta with SARS coronavirus”,running head 可为“SARS animal model”。
3.2 摘要(abstract) :摘要应写得简练,只需说明写论文的目的、所用的方法及取得的结果和结论即可。一般限制其字数不超过论文总字数的5 %(多为200～300 字) 。摘要一般要求不带参考文献、公式、脚注、图表、不常见的缩略词等。同题目类似,论文摘要也是读者最先关注的内容,决定读者是否有兴趣继续阅读全文。
3.3 关键词(keyword) :一般要求5 个,最好选择医学主题词表(MeSH) 中的词。用词要准确、规范、不要太偏,否则会影响论文的引用和检索。可以从论文的题目、摘要或全文中选择。
3.4 前言(introduction) :前言的作用是开宗明义提出本文要解决的问题,主要叙述研究目的,主要结果和创新点。前言要有层次感和逻辑性,应开门见山、简明扼要。提出问题,介绍论文的背景,本领域的前人研究历史与现状,尚有哪些问题有待解决,进而提出本文研究的问题和目标。
3.5 材料和方法(material and method) :主要描述研究过程中所使用的实验对象、材料、试剂、仪器、设备、实验条件、数据分析方法及软件等。材料来源和观察统计分析方法要准确详细地交待清楚,以便于后人重复该实验。实验对象一般是人或动物或组织等,它们的基本信息要描述清楚。要注意设立对照组,选择合理的具有统计学意义的数量。多数国外杂志对有关人或动物的实验有伦理福利方面的特殊要求,需要认真阅读投稿须知,以免因为违反其中的规定而被拒稿。
3.6 结果( result) :结果部分的叙述要翔实准确。翔实就是要提供最为全面的分析结果,不要故意的隐瞒或者遗漏某些重要的结果。准确就是结果必须是要真实的,不能是伪造合篡改的。详细叙述所取的所有数据,并分析原因和所暗含的意义。此部分的数据应该是统计后的结果,可用SPSS 软件分析。注意结果部分不要与讨论部分重复,以显累赘。
图表是数据的主要表现形式,不同的杂志对图表的要求各有不同,要严格按照“投稿须知”中的要求制作完成。表格一般要求向正文一样双倍行距,每个表格单列一页。表格为黑白两色,文字全部可以编辑排版。以表格形式列出必要实验数据,国外审稿人对此很感兴趣。
图片比语言叙述要直观得多,而且也更加具有定量意义。图片一般不要超过8 幅,太多时可以尽量用表格表示。图片一般要求tif 格式,分辨率多要求300dpi ,线条图多要求600dpi ,大小多为8cm 或17cm。要慎用彩图,因为彩图一般都要收费的,而且价格不菲(例如AJP 每个彩图收750 美元) 。黑白图片大多免费。图片一般都要求单独提交,不能附在论文后面。图释(figure legend) 是对图片内容的解释,要跟正文内容相互对应,一般放在表格前面。
3.7 讨论( discussion) : 对结果进行讨论和分析,逻辑推理、理论推导、结果验证、横向纵向比较。分析资料并讨论其意义及不足,研究的局限性。讨论中要突出自己研究的创新性,尤其是对前人的突破。结果和讨论要前后呼应,不要讨论出与结果相悖的结论。讨论部分能够反映作者研究问题的深度和广度。深度就是论文对于提出问题的研究到了一个什么样的程度,广度就是是否能够从多个方面来分析解释实验中的结果。
3.8 结论(conclusion) :是对全文内容或有关研究课题进行的总体性讨论。具有严密的科学性和客观性,反映一个研究课题的价值,同时提出以后的研究方向。
3.9 致谢(acknowledgment) :致谢可以放在正文后面,内容可以包括:资金资助、合作单位、协助完成研究工作或提供便利条件的组织或个人;在研究工作中提出建议和提供帮助的人;给予转载和引用权的资料、图片、文献、研究思想和设想的所有者;其他应感谢的组织和人。写课题资助时,要写上课题号(grant number) 。
3.10 参考文献( reference) : 凡是引用他人的观点、事实、数据、均须注明出处。不同杂志格式要求稍有变化,并且一般都会在“投稿须知”中注明。可以使用参考文献编辑器(reference manager) 软件。
4 版权转让协议( copyright transfer)
几乎所有的杂志都需要作者签署版权转让协议,一般是论文被接受后签字,有的杂志要求所有作者签字,有的杂志要求通讯作者签字即可。
5 利益冲突( conflicts of interest)
对于从事同一种课题研究同行,在投稿时要注明利益冲突,避免论文被这些同行评审。因为可能会使评审结果带有偏见或者被拒,以有利于利益冲突者的论文发表。
无利益冲突:“It should be understood that none of the authors have any financial or scientific conflicts of interest with regard to the research described in this manuscript ”。有利益冲突:“The authors declare competing financial interests1”。
6 推荐审稿人( reviewers)
不少杂志要求投稿同时推荐3～5 名同行审稿人供杂志的编辑选择使用。
7 附加信息( Supplementary information)
附件信息是一些支持论文内容,而又不能写入正文的材料或数据。它将有助于审稿人理解正文内容,并且发表后跟正文一起放在网上供大家点击查看,而不会被印刷在杂志中。
8 投稿前反复修改
投稿前执笔者反复修改,通讯作者过目,合作者审阅。论文一般需要四遍以上的反复修改。第一遍修改全文的整体布局,确定是否符合所投杂志要求的*。每种杂志一般都有自己的投稿须知,里面罗列了对不同类型稿件的要求。第二遍修改重点在论文的创新点和亮点段落,要突出特色。第三遍集中梳理论文的观点、逐段推敲表述准确性,科学性。
第四遍主要是对文字的修改,如果是英文论文,最好找一个母语是英语的同行修改,力争做到准确、精练。语言问题不是最重要的问题,但却是重要的问题。论文草稿后对照已发表在该杂志上的论文充分比较后再决定是否投稿。
9 费用问题
目前多数国际期刊不要审稿费,但多数收取版面费。以美国病理学杂志(AJP) 为例,一个彩图页750 美元,普通页65 美元 。投稿前一定要注意,要考虑支付能力问题。
10 在线投稿的过程(Manuscript Submission)
目前国际上大多数较为知名的期刊都采用了在线投稿系统(Rapid Review system) ,少数杂志采用电子邮件的方式(如美国ILAR J ,要求邮件主题写明“Prospective MS”) ,极少数还采用邮寄的方式[9 ] 。投稿前作者除准备好cover letter、manuscript 、figures 外,还需要准备好以下信息: ①所有作者的姓名、单位、E2mail 等; ②文字声明:没有一稿多投,并得到所有作者的许可; ③利益冲突声明; ④推荐审稿人; ⑤题目、摘要、关键词。进入在线投稿系统后,首先要注册,然后登陆,填写有关信息,将稿件和图片上传。上传后会需要一个较长的时间,由系统将word、tiff 格式的文件转化成PDF 文件。时间快慢多取决于网速,一般需要半个小时左右。转化后,作者需要逐个点击PDF文件,仔细检查确认无误后,点击“approve immerge”将正文和图片合并成一个大的PDF。再次打开合并后的PDF 文件,仔细检查无误后,点击“approve”,才算投稿完毕。