昨天我接到一位博客读者发来的咨询邮件，询问如何进行项目管理的问题，具体的邮件如下：
“李老师
你好.看您的博客,实践用outlook对自己的时间进行数位化管理已经有一段时间了.
其中发现了一些问题苦苦寻求无法解决,希望能得到您的指点
我现在主要在处理类似项目的问题上有疑问
比如公司要参加一个展会(我们是制造型企业,经常需要参加一些行业内的展会)
但是一个展会往往像一个项目一样由几个步骤组成. 我现在的做法是:
在待办事件中,加入一个标题 “展会 09年3月糖酒会”.
一般步骤如下.
联系订展位的公司
确定展位签订合同
支付展位款项
给定展位的公司发送公司简介和宣传单页(刊登在展会刊物上)
联系展台搭建公司
将展台相关资料发送给展台搭建公司
确定展台搭建合同
支付展位预付款
等待展会开始 参加展会
展台搭建验收,付余款,并索取发票
面对这样的一个多步骤的任务.如果我建立一个模板.吧整个过程放入一个待办事项列表中. 然后进行一步放入日历中,再进行一步再将下一步放到日历中
光从标题中似乎无法迅速的看到任务的进展状况 必须打开任务才可以看到.
我一般都是同时几个这样类似的任务在运行.多个任务都无法看到具体进行到哪一步了.
想问问李老师你有没有比较好的方法
感谢您不吝赐教”
他的问题应该很有代表性。很多时候我们需要管理的是一个个需要细分为下一步行动的项目，而outlook的”任务“模块是不支持树状结构，因此就会出现以上这位朋友的困惑：无法迅速地看到任务的进展状况。
那该如何解决呢？最简单的办法似乎是使用office的组件之一：Project这款专业的项目管理软件，但这款软件的使用还是有一定的难度，不是太好掌握。
我的具体实践是用outlook和OneNote搭配进行项目的管理，具体实践如下：
一、在OneNote中建立任务列表：
OneNote中可以非常快速地建立起任务列表，并且可以通过用多层级(最多可以达到5级)的列表形式将项目的进程清晰的展示出来。如下图：
二、利用OneNote与Outlook的相互衔接将细分的下一步进行清单同步到outlook的任务列表中：
这两款软件因为同属于outlook的组件之一，因此它们的配合是非常默契的。在OneNote中可以为每项具体任务设定任务的起止日期、重要程度等选项，如下图：
选中(或将鼠标放在该行)要自定义的下一步行动清单，点击”任务“按钮，在弹出的菜单有”自定义“的选项。点击后可以直接在outlook中新建该任务，并进行相应的编辑。
三、在outlook中可以通过点击”任务链接“快速方便地跳转到OneNote中的项目清单中：
四、在outlook中对该任务的操作会同步到OneNote中：
如果该任务已经完成，并在outlook中操作已完成，则OneNote的任务列表前的标记也会相应发生改变，任务进展一目了然。
以上即是我的具体实践，希望有兴趣的朋友多交流。